Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2020 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.
Как получить дубликат трудовой книжки при утере
Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.
При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.
- Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.
- Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:
- Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
- Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
- Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.
Также см. «Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно: последствия и ответственность».
В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки
Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.
Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.
Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.
Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.
Также см. «Как восстановить трудовую книжку, если вы ее потеряли».
Как сделать дубликат трудовой книжки
Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки.
При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.
Образец может быть выполнен в произвольной форме.
Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников.
А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого.
В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.
Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.
Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.
В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.
Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.
По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.
При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий:
| 1 | Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата. |
| 2 | В первой графе проставляют порядковый номер записи. Как правило, это – № 1. |
| 3 | Графа 2 содержит сведения о дате события. |
| 4 | В графу 3 заносят информацию о занимаемой должности. Данные о работодателях в дубликате трудовой книжки приводят после указания даты (в отличие от оригинала). Затем действует общий порядок: наименование места работы предшествует данным графы 2. |
| 5 | Перечисляют документы, сведения которых позволили внести запись о работе, стаже. |
Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.
Также см. «Запись в трудовой книжке об увольнении в 2020 году».
После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку.
Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.
Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году».
Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.
На нашем сайте бланк этой книги можно скачать здесь.
Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2020-го года. Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».
Также см. «Дубликат трудовой книжки: как с ним работать».
Восстановление трудовой книжки: порядок действий, инстанции
Последние изменения: Январь 2021
Информация об образовании, страховом стаже и произведённых награждениях работника фиксируется в трудовой книжке.
Пропажа документа создаёт проблемы при дальнейшем трудоустройстве и подтверждении страхового стажа для назначения пенсионных выплат.
Потому восстановление трудовой книжки имеет первостепенную важность для гражданина, а ряд инстанций, начиная от работодателя и заканчивая судом, могут оказать помощь в кратчайший период.
Регламент восстановления трудовой книжки
Порядок внесения информации в дубликат относительно общего страхового стажа, поощрений и образования утверждён Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 года. Основаниями для переоформления считаются следующие случаи:
- Утеря гражданином. Потерять документ может как безработное лицо, храня на руках, так и работающий, запросивший на руки по заявлению для предоставления в органы пенсионного страхования (ст. 62 ТК РФ). Восстановление трудовой книжки при утере работником накладывает обязанность на последнего нанимателя в оказании содействия в получении документов для подтверждения страхового стажа (п. 7.2 Постановления № 69).
- Потеря работодателем или ПФР. Кадровый департамент или территориальный орган пенсионного фонда занимаются восстановлением трудовой без привлечения гражданина, работник по собственной инициативе может оказывать помощь, представляя подтверждающие документы и сообщая информацию обо всех местах рабочего процесса.
- Массовая утрата вследствие действия обстоятельств непреодолимой силы. Процедура регламентирована законодательством и считается самым простым случаем для работников.
- Порча документа (заливание жидкостью, обгорание и т.д.). Реставрация трудовой книжки производится путём выдачи дубликата.
Как восстановить утерянную трудовую книжку в РФ? Порядок зависит от количества мест работы, инстанции, выбранной для обращения, причины восстановления. Если причина – подтверждение стажа для начисления пенсии, то с 2002 года информация о перечисленных страховых взносах имеется в ПФР, что автоматически подтверждает стаж.
Субъекту предпринимательской деятельности на выдачу дубликата отводится 15 календарных дней с момента официального обращения гражданина.
Сотруднику на последнем месте трудоустройства следует написать заявление на восстановление трудовой книжки, образец которого включает причину (пропажа или неумышленная порча) и просьбу о процедуре.
Текст составляется произвольно, но действия работодателя будут отличаться в зависимости от наличия или отсутствия иных рабочих мест. Не работая в компании, участие бывшего нанимателя – это самый простой способ, как быстро восстановить трудовую книжку, утерянную или испорченную по собственной вине.
Предприятие – единственное место работы
- Порядок восстановления трудовой книжки аналогичен выписке нового документа за исключением соответствующей надписи на титульной странице «Дубликат».
- Записи вносятся согласно общим правилам, предусмотренным пп. 1-6 Инструкции на основании сведений, взятых из оригиналов документов:
- удостоверяющих личность гражданина – общегражданского паспорта, военного билета для военнообязанных или прошедших службу;
- подтверждающих образование и специализацию – диплома, свидетельства, удостоверения, в случае незаконченного образования – справки, выданной общеобразовательным учреждением или студенческого билета;
- свидетельствующих о рабочей деятельности – индивидуального договора, приказов о перемещениях, личной учётной карточки сотрудника;
- говорящих о награждениях и поощрениях – распоряжений, выданных грамотах и отличительных знаках.
Конкретики по документообороту для восстановления трудовых книжек при наличии единственного работодателя законодательные акты не содержат. Поэтому уместна абсолютная аналогия с выпиской документа первым нанимателем.
Наниматель – не первое место трудоустройства
Если работник до трудоустройства в данную организацию имел предыдущие рабочие места у других нанимателей, то порядок внесения записей о них предусмотрен п. 7.2 Инструкции:
- В специальных сведениях, касающихся рабочего процесса, отражается общее количество отработанного времени суммарно без подтверждения нанимателей.
- Производится расшифровка на основании документального подтверждения:
- перевод на иную должность на конкретном предприятии;
- причины прекращения действия индивидуального договора в соответствии с приказом.
Если предоставленные от предыдущих работодателей сведения не содержат полной информации, то записи производятся только на основании документального подтверждения, имеющегося в наличии организации, занимающейся восстановлением.
Если формуляр был утерян работодателем по собственной вине или в силу действия обстоятельств, не зависящих от воли сторон, то процесс оформления дубликата аналогичен, но заявление на восстановление трудовой книжки работником не пишется.
Зачастую гражданин делает ксерокопию документа, что служит причиной возникновения вопроса: можно ли восстановить трудовую книжку по копии? Несмотря на заверение подписью руководителя или ответственного представителя кадрового отдела и печатью нанимателя, копия не имеет юридической силы и служит только помощником, поскольку позволяет учесть всех предыдущих нанимателей и быстро отыскать оригиналы соответствующих документов по указанным реквизитам.
Оптимальный вариант восстановления – действия через последнего нанимателя не всегда представляются возможными. Если предприятие ликвидировано и исключено из государственного реестра, где восстановить трудовую книжку? Путь через архивы и поиски правопреемника отнимает много времени.
Пенсионный фонд
ПФР может лишь подтвердить уплату работодателями пенсионных взносов на конкретного гражданина, начиная с 2002 года, когда началась персонификация платежей в конкретике с разбивкой по каждому работнику. Страховой стаж подтверждается с этой даты, а также собирается информация по накопленным пенсионным баллам.
Заполнение дубликата через Пенсионный фонд невозможно, поскольку ПФР не располагает данными, касающимися:
- занимаемой должности гражданина;
- переводов и перемещений внутри предприятия;
- причины расторжения индивидуального соглашения;
- информации об отличиях и поощрениях.
Однако имеющаяся в скрижалях информация делает в отдельных ситуациях нецелесообразным восстановление трудовой книжки после утери.
Если начало трудовой деятельности работником приходится на период с 2002 года и подтверждение стажа для последующего трудоустройства не представляется важным для работника в части занимаемых должностей и роста по карьерной лестнице, то последующий работодатель оформит бланк по правилам для новых документов. При назначении пенсии, стаж, неучтённый документально, не пропадёт, поскольку информации о перечислениях, сделанных на заработную плату, в ПФР имеется.
Многофункциональный центр
Восстановить утерянный формуляр возможно через МФЦ. Для обращения необходимо предварительно записаться на приём. По копии трудовой при наличии многофункциональный центр восстановит утерянную книжку. Однако в случае ликвидации работодателей придётся посещать архив по направлению специалистов.
Запрос в архив оформляется в виде заявления в произвольной форме с указанием:
- наименования архивного учреждения в дательном падеже и ФИО заявителя в родительном;
- запрашиваемого периода деятельности;
- сути и цели получения информации;
- контактных данных обратившегося лица.
Утверждённый образец архивной справки, разработанной для восстановления трудовой книжки, отсутствует. По предоставленным справкам и ответам работодателей МФЦ производит оформление. Преимущество данного метода заключается в минимизации посещения учреждений гражданином лично.
Обращение в суд для восстановления трудовой
Возможно восстановление трудовой книжки через суд. Для этого в судебную инстанцию подаётся соответствующий иск с указанием информации относительно трудового стажа и перечисления бывших работодателей. Судебная инстанция проводит самостоятельное разбирательство и связывается с заинтересованными лицами, могущими дать свидетельские показания.
Несмотря на надёжность, метод имеет недостатки в виде:
- оплаты судебных издержек в размере, установленной судом;
- длительности срока рассмотрения дела;
- негативного впечатления у заинтересованных лиц при получении судебной повестки.
Портал Госуслуг
Портал Государственных услуг может выступить в роли консультанта в качестве разработки схемы восстановления – оптимальной для гражданина. Если последний наниматель не ликвидирован, то выгоднее обратиться к нему, поскольку помимо ограниченного срока – 15 календарных дней, на него возложено обязательство Инструкцией в оказании содействия.
При утере трудовой книжки выдаётся дубликат. Процедура выдачи называется восстановлением утраченного документа, хотя фактически подтверждённая документально информация вносится в формуляр, приобретённый гражданином.
Необходимость выписки зависит от того, нужна ли работнику конкретная информация с расшифровкой по работодателям и занимаемым должностям.
Если цель, преследуемая человеком – подтверждение страхового стажа для назначения пенсии, то с 2002 года данная информация предоставляется работодателем, до вышеуказанного периода только бумажными носителями, что позволяет сделать выводы о важности или несущественности восстановления.
Бесплатный вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:
© 2021 zakon-dostupno.ru
Инструкция для работодателей: восстановление трудовой книжки при утере работником или работодателем
Трудовая книжка – это наиважнейший документ, в котором содержится вся основная информация о вашей трудовой деятельности. Трудовая книжка, по всем правилам заполненная, является практически определяющим фактором при приеме на работу.
Да и как может быть иначе, ведь ваш трудовой стаж, вписанный в страницы этого документа как на ладони у вашего будущего работодателя. Но на самом деле, не все граждане в полную силу могут оценить всю важность наличия у них на руках трудовой книжки. О том как работодателю оформлять дубликат вы узнаете в статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-93. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
Такому поведению могут быть разные причины. Например, работник мало работал официально или же устроился работать впервые (как оформить трудовую впервые — тут). В этом случае он не может оценить всю важность трудовой и может халатно к ней относится.
Но также часто к трудовым халатно относятся и работодатели, и сотрудники отдела кадров.
Приняв работника на должность, они забывают о том, что трудовой документ гражданина должен быть сохранен. Зачастую, после многих лет работы при увольнении, работник не получает свою трудовую книжку, а работодатель лишь удивленно разводит руками выдавая расчет.
Кончено таких ситуаций возникать не должно, но они, тем не менее, то тут, то там имеют место быть. Некоторые граждане не могут защитить свои права и остаются без трудового документа. Мы расскажем, как нужно действовать, в случае, если трудовая книжка утеряна. Инструкцию для работника, потерявшего этот документ вы найдете здесь.
Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки
Какие штрафы грозят?
Конечно, потеря трудовой книжки для работодателя не пройдет незамеченной, но только в случае если вы сами сообщите об этом в трудовую инспекцию. Работодателю грозят различные штрафы и другие наказания, которые могут носить различный характер.
В трудовом кодексе прописана ответственность за потерю трудовой книжки работника. В статье 232 -234 говорится о том, какие санкции возможны за подобное поведение и подробно описывается их исполнение. Так, ответственность работодателя за потерю трудовой книжки грозит ему штрафом.
Во первых, штрав прописан в кодексе административных правонарушениях а именно в пункте 5.27 и в зависимости от индивидуальных особенностей ситуации, может доходить от 100 до 5000 рублей.
Также стоит помнить о том, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав, интересов и свобод..
Также не стоит забывать об упущенной или же неполученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.
Также стоит иметь ввиду, что каждый день задержания выдачи трудовой способствует тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.
Все эти обстоятельства говорят только о том, что работодатель должен поплатиться за свою невнимательность или же невнимательность сотрудника отдела кадров.
Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально.
Что представляет из себя сам дубликат трудовой книжки. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.
Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна (подробнее — тут).
Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми. Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом.
Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Об этих правилах — в этой статье. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.
Что делать если вы, как работодатель, потеряли трудовую своего работника?
Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом.
При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:
- оповестить об этом работника;
- принять заявление от работника;
- направить запросы в бывшие места работы работника;
- явиться в пенсионный фонд нашей страны;
- оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
- внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
- заполнить дубликат трудовой книжки;
- выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.
Конечно все вышеперечисленное нами – это общие правила оформления дубликата, однако в следующих пунктах мы попытаемся ознакомить вас с нюансами получения дубликата, чтобы вас не осталось вопросов относительно того как делать подобную процедуру.
Кто пишет заявление, оплачивает штрафы?
Написав данный заголовок, мы имеем ввиду заявление, которое пишется с просьбой выдать дубликат. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.
В связи с этим фактом и некоторыми обстоятельствами при их наличии вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.
На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.
Если сотрудник потерял трудовую книжку?
Если же вы являетесь работодателем и вам сообщили о том, что трудовая книжка конкретного работника утеряна – не нужно терять самообладание. Вы работодатель, а значить именно вы несете ответственность за деятельность каждого из своих работников.
Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии. Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки.
Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.
Пошаговая инструкция: порядок и правила заполнения дубликатов трудовых книжек
Работодатель должен произвести следующие действия для того, чтобы предоставить в ближайшие сроки работнику дубликат трудовой книжки.
- Работодатель должен собрать полученные сведения из пенсионного фонда о том, где работал работник раньше, а также сведения, полученные после рассылки обращений к другим работодателям работника.
- Далее работодатель должен приобрести бланк трудовой книжки.
- Работодатель пишет о том, что заполняемый документ является не более, чем дубликатом.
- Далее в бланки дубликата вносятся необходимые сведения о местах работы, заполняется титульный лист.
- Последним этапом трудовая книжка предоставляется работнику и он знакомится с содержимым дубликата. Если он не находит ошибок, то можно считать что работодатель справился со своей задачей.
Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет. В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд.
Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом. Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.
Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере. Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком.
Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата — пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.
Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти.
Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
Сроки
Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку.
Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю, но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.
Как правильно заполнять дубликат трудовой?
Дубликат трудовой книжки также имеет титульный лист. В нем вписывается фамилия, имя отчество работника, ставится год его рождения, а также специальность и образование. Например: Иванов Сергей Петрович, 4.06.1987 года, программист, системный администратор в фирме.
Ниже ставится подпись руководителя и его печать, а также подпись работодателя. На другой стороне разворота указывается дата выдачи дубликата и само слово дубликат.
В бланках дубликата указывается вся информация, касаемая осуществления трудовой деятельности работника в разный период по сведениям, которые удалось восстановить. Сначала пишется порядковый номер записи, все делается арабскими цифрами и непременно по порядку.
Затем ставится запись о дате внесения записи. Также ставится запись со сведениями о работе, например, принят или же уволен. Также в трудовой может указываться факт повышения квалификации и получения награждения.
Далее ставится порядковый номер документа на основании которого было сделано подобное заявление в трудовой и подпись, и печать организаций. Кончено, печати восстановить не удастся (о печати в трудовой читайте тут), так же как и подписи, но, в общем и целом, заполнение дубликата мало чем отличается от трудовой книжки.
Порядок восстановления трудовой книжки при утере работником и образец заявления
Трудовая книжка – это документ, подтверждающий факт сотрудничества с предприятием или организацией. Стаж работы также рассчитывается по записям в трудовой. Но что делать, если отдел кадров или же сам работник потерял столь важную бумагу?
Дубликат
Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям. Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».
Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:
- Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
- Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
- Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
- В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
- Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.
Процедуру восстановления должен брать на себя последний работодатель. Но возьмется он за это только после получения правильно оформленного заявления об утере. Нередкими можно считать случаи, когда работники «случайно» теряли документ, чтобы скрыть, например, увольнение по статье. В таком случае за дубликатом можно обращаться к более раннему работодателю, который не посмеет отказать.
Устраиваясь на работу, можно заявить кадровикам об отсутствии документа, написать соответствующее прошение и получить дубликат уже на новом месте.
Можно ли заполнять трудовую самостоятельно?
Ни в коем случае! Для ведения документации подобного рода необходимо иметь ряд навыков и знаний, отсутствие которых может нанести непоправимый ущерб. Наименее плохим вариантом можно считать потерю нескольких трудовых месяцев, в то время как наихудшим вполне может стать неправильный расчет пенсии. Доказать ошибку будет сложно, а исправить — почти нереально.
Заявление
Как уже было сказано, никто не станет выдавать дубликат без предварительного заявления. Это официальный документ, который должен быть составлен в соответствии с нормативами. Для того чтобы поторопить кадровиков, лучше соблюдать неписаные правила составления и непосредственного вручения заявления:
- Так как по закону (в теории), дубликат выдают на последнем месте работы, название организации или предприятия должно фигурировать в первом абзаце документа.
- С новой строки следует указание причины отсутствия трудовой книжки начиная от кражи и пожаров, заканчивая банальной невнимательностью. Совет: если документ был утрачен по вине работника, то лучше указать причину, более вескую, чем «просто потерял».
- Если документ был испорчен, но имеется в наличии, лучше приложить его в качестве доказательства.
- Если имеет место ссылка на кражу, необходимо обязательно представить копию заявления в полицию.
- Третий абзац призван напомнить отделу кадров о том, что как бы много дел у них ни было, они все же обязаны предоставить вам дубликат по истечении 15-дневного срока.
- Для того чтобы заявление не пропало, сразу снимите его копию, которая станет на вашу защиту в случае невыполнения работодателем действующего законодательства и своих обязанностей.
- Очень важно знать о том, что правило 15 дней не действует, если выдачей дубликата занимается текущий работодатель.
Особенности его составления и вручения
Вместе с написанным заявлением, нужно предоставить в отдел кадров все документы, которые хоть как-то подтверждают вашу трудовую деятельность. Это могут быть рабочие документы с подписью и датой и выписки и заработной плате.
Работники отдела кадров заполняют бланк, в котором указывают:
- Номер записи (по порядку).
- Дата приема на работу и увольнение (если такое имело место быть).
- Название организации, должность, образование и профессия сотрудника. Причина снятия с должности.
- Номера актов, в соответствии с которыми сделаны записи.
Образец
- ЗАЯВЛЕНИЕ
- № 1111111
- Об оформлении дубликата трудовой книжки Кому (название должности руководителя) Название организации ФИО руководителя От (ФИО заявителя) Должность сотрудника
Название цеха, подразделения и т.д.
- В связи с (причина отсутствия документа), прошу оформить мне дубликат трудовой книжки. Прежние места работы:
- № Название организации, ее адрес Период работы (можно примерно)
- Документация, подтверждающая стаж: № Наименование документа
- _________________ Подпись сотрудника
- Оформлен дубликат трудовой книжки серия ТК №______________________ «число (цифрами)»_ месяц прописью_год (цифрами) ___________________
- Подпись сотрудника отдела кадров
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
Обычно, достаточно нескольких бумаг, таких как:
- Документация и справки с печатью и подписью руководителя.
- Приказы, их копии, отдельные выписки из постановлений.
- «Корешки» заработной платы.
- Приказы о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении.
- В некоторых случаях можно получить судебное заключение, которое подтвердит наличие стажа.
Каждый из представленных документов (за исключением оригиналов), должен быть официально заверенным. 32 пункт из Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 запрещает вносить в трудовую книгу неподтвержденные данные о стаже.
Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки
В идеале, в дубликат вносятся те же записи, что и в оригинал документа. Но воплотить это в жизнь очень сложно, поэтому существуют нормы, регламентирующие необходимый минимум записей в трудовой:
- Ведомости об общем и/или непрерывном трудовом стаже, который был зафиксирован до прихода на новое место работы. В данном случае не нужно уточнять периоды работы на каждом из предыдущих мест. Достаточно полной суммы в формате: «количество лет-месяцев-дней».
- Поощрения с последнего места работы (если такие имеются).
- Данные о приеме на работу.
- Наименование предприятия, название цеха/подразделения, должность, профессия и специальность и квалификация.
- Если имел место факт перевода на другую должность, это нужно указать.
- Данные об увольнении (дата, причина, номер приказа).
- Далее, указывается номер документа, послужившего причиной выдачи дубликата (заявление и соответствующее решение).
Работник, не имеющий трудовой книжки, не подвергается ни одному из видов наказаний или санкций. С работодателем же дело обстоит иначе: в случае проверки, его обязательно оштрафуют за отсутствие такого важного документа.
В статье 65 ТК РФ сказано, что работодатель, нанимая на работу человека без трудовой книжки, обязан принять у него заявление и выдать дубликат.
Исключение составляют только случаи первого трудоустройства и работы по совместительству.
Из этого следует, что восстанавливать трудовую необходимо в обязательном порядке, так как вас просто не возьмут на работу.
К негативным последствиям отсутствия трудовой и ее дубликата можно отнести еще и проблемы, которые возникнут при оформлении пенсии.
В теории, все копии сведений должны храниться в электронном варианте, но на деле все немного сложнее. В случае неправильных подсчетов, очень сложно найти виновного и исправить сложившееся положение.
Как происходит на практике
В Трудовом Законодательстве четко прописан процесс восстановления различного рода документации. Но бывают случаи, когда приходится искать альтернативные выходы. Сюда относят работу на подставные фирмы, обанкроченные предприятия, мошеннические компании и многое другое. Как поступить в такой сложной ситуации и где искать помощи?
- Попробовать отослать работодателям запросы на получение выписки с указанием стажа. Честные работодатели даже после закрытия бизнеса сохраняют документацию и ведомости о сотрудниках.
- Если найти их (работодателей) не удалось, следует пойти в Государственный архив, который предоставит необходимые ведомости. В случае незаконного существования и/или закрытия компании, Гос. Архив бессилен.
- Обращение в Пенсионный Фонд может значительно ускорить процесс получения данных. Следует отметить, что это бесплатно и не отнимет у вас более 10 дней.
- Последней инстанцией является суд. До него дело доходит редко, но все же, лучше знать о таком варианте.
Loading…