Универсальный передаточный документ. образец заполнения

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

УПД (универсальный передаточный документ), образец заполнения которого приведен ниже, заменяет собой счет-фактуру, акт приемки-передачи и еще ряд первичных форм.

Хотя его применение не считается обязательным, бланк упрощает ведение учета.

Содержание этой статьи:

Для фиксации хозяйственных операций, допускается использование бланка под названием УПД – универсальный передаточный документ, образец заполнения которого приведен далее.

Эта форма заменяет собой целый ряд первичных документов. Использовать ее необязательно, допускается внесение коррективов.

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

УПД – универсальный передаточный документ – не был утвержден распоряжением Правительства. Он был предложен налоговой службой.

  • Через отделения поступили разъяснения, касающиеся заполнения нового бланка.
  • В них, среди прочего, содержались пояснения для лиц, которые занимаются проверкой документов, основанных на этой новой форме.
  • С разработкой новой формы, у предприятий есть выбор – оформлять целый пакет бумаг или воспользоваться единым бланком.
  • УПД (универсальный передаточный документ) заменяет собой следующие формы:

Бланк УПД не имеет унифицированной формы. Вместе с тем он считается официальным и принимается налоговой службой.

Далее можно посмотреть образец заполнения.

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

Важно: так как применение универсального передаточного документа не является обязательным, в бланк можно вносить новые строки или корректировать параметры ячеек. Однако данные из строк удалять не следует.

back to menu ↑

Бланк УПД можно использовать в качестве обычного передаточного документа. Он подойдет для ведения учета в компаниях, которые не выплачивают НДС.

  1. Чтобы указать на этот статус, в одноименном столбце отмечают цифру 2.
  2. Если в документе нужно отразить вычет по НДС, в той же графе «Статус» отмечают цифру 1.

При постановке статуса под номером 1, образец заполнения будет выглядеть по-другому.

Обязательно внести данные в строки 1-7, которые свойственны бланку счета-фактуры.

Для статуса 2 заполнение этих полей не требуется. Там можно просто ставить прочерк.

В левой части бланка отображены 2 графы, обозначенные А и Б.

  1. В графе А указывается порядковый номер отметки. Этот реквизит указывать необязательно. Однако, при его наличии, упрощается поиск нужной информации, а отметки ясно обозначены.
  2. В графе Б указывается: для товаров – артикул, для услуг или работ указывается код видов деятельности (ОКВЭД, ОКУН). Указание этого реквизита необязательно. Но код позволяет определить вид работ с целью обозначить возможность применения налоговых льгот или специальных режимов.

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

Хотя заполнение вышеуказанных граф и не требуется по закону, оно полезно для удобства поиска и идентификации работ или товаров.

back to menu ↑

Далее по центру документа идут следующие строки.

  1. Строка 8 озаглавлена «Основание передачи/получения». Здесь указывается информация, характеризующая отношения между сторонами. Включается номер договора, соглашения или другого документа.
  2. В строке 9 содержатся сведения касательно транспортировки и груза. В эти сведения включаются разные подробности перевозки: номера транспортных документов, реквизиты организации, берущей на себя затраты на перевозку. Здесь указывается информация, определяющая груз, например, масса нетто и масса брутто. Этот пункт не является обязательным для заполнения.
  3. Строка 10 содержит сведения о лице, проводящем погрузку товара или передачу итогов работы. Вписывается ФИО, должность, в конце приводится подпись. Данные из этой строки раскрывают обстоятельства, в которых была совершена сделка. Если данный сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры и поставил свою подпись выше, дублировать ее не требуется. Достаточно указать только ФИО и должность.
  4. В строке 11 указывается дата совершенной сделки или другого хозяйственного факта. Для заполнения согласно требованиям закона не обязательна. В поле вносится дата, когда это событие произошло фактически. Даже если документ оформляется 29 ноября, а погрузка товара должна состояться 30, в бланке ставится 30 ноября.
  5. Строка 12 содержит прочую информацию о хозяйственном факте. Законом ее заполнение не требуется. Сюда вписывают реквизиты паспортов, сертификатов и тому подобных документов. Поле оформляют, когда присутствуют имеющие значение подробности, которые не вошли в УПД (универсальный платежный документ).

Важно: даты проведения сделки указываются в строках 1, 11, 16. При этом для учета продавцом ставится дата погрузки (под номером 11), а покупателем вводится дата приемки (номер 16).

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

К заполнению полей с датами следует подойти ответственно. Это позволит избежать споров касательно даты хозяйственного факта.

back to menu ↑

В следующих строках универсального платежного документа указываются данные сотрудников, уполномоченных на оформление проведенных операций.

  1. Строка 13 указывает на должностное лицо, ответственное за проведение сделки. Вписываются его фамилия с инициалами. Также обозначается его должность, в конце ставится подпись. Если тот же самый сотрудник отвечает за погрузку товаров или занимается подготовкой счета-фактуры, повторно подпись его не ставится. Заполняются только поля для ФИО и должности. Когда за сделку по условиям организации отвечают сразу несколько сотрудников, для обозначения данных каждого из них вводится дополнительная строка, обозначить которую можно 13а, 13б и так далее.
  2. Строка 14 содержит сведения о составителе документа, представляющего продавца. Среди прочего, можно вписать наименование субъекта и реквизиты. Помимо данных лица, ответственного за бухгалтерский учет со стороны фирмы-продавца, сюда относятся данные агента или комиссионера, который от своего имени получает товар, а затем перепоручает принципалу или комитенту. Если в сделке принимает участие посредник, реквизиты договора с ним вносятся в строку 8.
  3. В строке 15 содержатся сведения об ответственном за получение груза лице со стороны покупателя. Сведения вводятся для уточнения подробностей сделки. Вписывают должность этого лица, его фамилию и инициалы, рядом есть место для подписи.

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

Требования к лицам, ответственным за сделку, приводятся в Гражданском кодексе. Стоит заметить, что при наличии печати организации, строка 14 может оставаться пустой.

back to menu ↑

В следующих строках отражаются даты получения товаров и прочие подробности сделки.

  1. В строку 16 вносится дата приемки. Она не может быть раньше даты составления УПД или даты отгрузки, указанной продавцом в строке 11. Фиксирует фактический момент принятия товаров или результатов работы покупателем. Хотя по законодательству заполнять данный раздел необязательно, все же внесение этих сведений рекомендовано. Наличие информации о принятии позволит избежать споров и исключит произвольную постановку даты.
  2. Строка 17 содержит прочие подробности сделки со стороны покупателя, законом заполнение этого раздела не требуется. Сюда вносится информация о возникших претензиях или их отсутствии, а также реквизиты договоров и иных бланков, подготовленных ответственным лицом при получении товаров.

Строки 16 и 17 содержат дополнительные уточнения с позиции покупателя. Наличие полной информации позволит впоследствии избежать споров.

back to menu ↑

В последних строках содержатся сведения о должностных лицах, ответственных за сделку и подготовку бумаг.

В конце можно проставить печати экономических субъектов (печать ИП или ООО), хотя закон этого и не требует.

  1. В строке 18 отражены сведения о лице, ответственном за оформление сделки с позиции покупателя. Вписывают ФИО и должность, затем ставится подпись. В случаях, когда тот же самый работник действует как представитель экономического субъекта (к примеру, по доверенности на получение товара) и его подпись уже стоит в пункте 15, дублировать ее не нужно. Указывают только ФИО и должность. Если же в оформлении операции участвует несколько человек, добавляют дополнительные строчки (18а, 18б и так далее), куда вносят сведения о каждом из них в отдельности.
  2. Строка 19 содержит данные лица или экономического субъекта, ответственного за составление бланка со стороны покупателя. Это может быть сотрудник, который занимается бухгалтерским учетом. Если в документе уже проставлена печать с полным названием субъекта, ответственного за составление бланка, повторное введение данных не требуется.
Читайте также:  Порядок составления договора купли продажи дачного участка

В конце остается место для печати. Не является обязательным для заполнения разделом.

Важно: как показывает статья 9 Закона №402-ФЗ, если все обязательные реквизиты внесены в бланк, отсутствие печати не может стать основанием для отказа принятия документа в налоговой службе.

back to menu ↑

Некоторые строки содержатся в УПД, но их нет в счете-фактуре. Здесь нужно руководствоваться правилами по заполнению именно универсального передаточного документа и образцом заполнения.

Например, строка 14 оформляется лицом, передающим товары или результаты выполненной работы.

А в строке 19 указываются данные работника, осуществляющего приемку.

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

Чтобы обозначить сотрудника, ответственного за погрузку товара, продавец заполняет поля под номерами 10 и 13.

При этом в десятой строке может быть указано лицо, которое не отвечает непосредственно за оформление сделки. В частности, это может быть кладовщик.

То же самое относится к заполнению строк под номерами 15 и 18, отведенных для покупателя.

Важно: в универсальном передаточном документе должны быть отражены данные директора и главного бухгалтера, а также стоять их подписи.

Как уже отмечалось, в строках 10 и 13 для продавца и 15 и 18 для покупателя могут быть указаны одни и те же лица.

В таком случае, подписи их ставятся только в первой строке, а во второй раз указывается только фамилия с инициалами и должность.

К УПД стоит прикладывать ряд документов. Среди них – отчет, содержащий детальное описание выполненных работ, сертификаты и технические паспорта.

Их перечень просто содержится под номерами 12 и 17. Если в бланке проставлена печать с необходимыми реквизитами, строки 14 и 19 можно оставлять незаполненными.

Наглядно увидеть эти поля можно на приведенных образцах заполнения.

back to menu ↑

Согласно пункту 1 статьи 167 Налогового кодекса, счета-фактуры вносятся в книгу продаж по порядку в отчетном периоде, когда определяется налоговая база, и возникают платежные обязательства.

Как предписано постановлением Правительства № 1137 от 26.12.2011, счета-фактуры фиксируются в журнале учета.

При заполнении бланков может возникнуть две ситуации.

  1. День подготовки универсального передаточного документа совпадает с днем отгрузки. Тогда в книге продаж графа 1, а в журнале учета графы 2 и 6 совпадают со строкой 1 в УПД. Имеет значение день, когда определяется налоговая база, этим днем ставится дата отгрузки. Исключение составляют ситуации, когда налоговая база учитывается при приемке – это происходит при передаче результатов работ. Тогда в графе 2 журнала учета ставится дата, указанная в строке 16 УПД. Остальные соответствия не меняются.
  2. День подготовки УПД не совпадает с днем отгрузки. В таком случае при передаче товаров или прав на имущество, оказании услуг в книге продаж графа 1 заполняется по сведениям строки 1 УПД, графа 2 в журнале учета – по данным строки 11, а графа 6 – по данным строки 1 УПД. Когда передаются результаты работ, в книге продаж графа 1 совпадает со строкой 1, в журнале учета – графа 2 заполняется на основании строки 16, а графа 2 – по дате строки 1.
  1. Универсальный передаточный документ не имеет унифицированной формы, заполнение его не считается обязательным.
  2. Кроме того, каждая организация вправе внести в форму собственные коррективы.
  3. Пояснения по поводу нового документа представлялись налоговой службой.
  4. Однако этот бланк, образец заполнения которого можно увидеть выше, заменяет собой целый пакет первичных документов и упрощает ведение учета.
  5. Поэтому стоит задуматься о его применении на предприятии.

back to menu ↑

Упд образец заполнения 2021 года

В целях сокращения количества документов, которые используются для оформления процедуры приемки движимых объектов (любых товаров), а также результатов услуги, налоговая служба учредила в 2021 году новую форму. Речь идет об универсальном передаточном документе, который способен заменить счет-фактуру первичные бумаги. Образец УПД, а также алгоритм его составления можно найти в материале.

Скачать пустой бланк (Excel)

Заполненный образец УПД (word)

Ранее мы приводили пример правильного заполнения платежного поручения, ознакомиться с этой информацией можно здесь.

Законодательная база

Основное назначение этой бумаги – объединить в один 2 категории документов, а именно – счет-фактуру и первичку. Таким образом, сотрудники организаций чаще всего могут сэкономить время и заполнить универсальную форму вместо обычной товарной накладной. С другой стороны, традиционные варианты бумаг также действуют – их можно использовать наравне с УПД или вместо него.

  • Назначение документа, а также инструкция по его оформлению подробно прописывается в Письме ФНС.
  • Универсальный передаточный документ. Образец заполнения
  • В частности там указывается, что универсальная форма может быть использована для оформления процедуры передачи:
  • любых движимых объектов (различных товаров);
  • материальных и нематериальных услуг;
  • результатов деятельности (от исполнителя к заказчику);
  • а также прав, связанных с имуществом.

В таблице подробно описаны все типы хозяйственных операций, которые можно отражать в такой форме.

отражаемый факт стороны сделки
отгрузка товаров без их последующего перемещения (товары могут быть любыми движимыми объектами) любые лица, которые описаны в гражданских договорах как покупатели/продавцы, в том числе и те стороны, которые действуют по договорам купли-продажи как поверенные или агенты
отгрузка товара с его последующим перемещением, т.е. с учетом транспортировки (в том числе передача доверенному лицу стороны сделки)
передача имущественных прав
  • обладатель прав на интеллектуальную собственность и приобретатель этих прав;
  • стороны, действующие по лицензионному договору (лицензиат и лицензиар);
  • кредитор, который передает право требования долга, и сторона, принимающая это право;
  • стороны, вступающие в коммерческие отношения по договору концессии.
передача результатов работы
  • подрядчик и заказчик, вступившие в отношения согласно договору подряда;
  • заказчик работ научно-исследовательского характера и исполнитель таких работ.
подтверждение факта оказания услуги
  • агенты и принципалы;
  • финансовые агенты и клиенты;
  • исполнитель любой услуги и заказчик;
  • хранитель имущества и сторона, передавшая его на хранение (поклажедатель) и др.

2 разновидности УПД

То же письмо налоговой службы утверждает 2 формы УПД, которые применяются на практике:

  1. Статус 1 совмещает в себе функции как счета-фактуры, так и первичного документа. Его можно использовать вместо товарной накладной, а также актов, подтверждающих приемку результатов работы и отсутствие претензий.
  2. Статус 2 применяется только для замены первичного документа. Таким образом, счет-фактуры в данном случае оформляется обязательно.

Разделение этих видов УПД имеет практическое значение: в статусе 1 необходимо заполнять все строки, а в статусе 2 исключают строки, связанные только со счетом фактурой. Сравнить эти 2 разновидности можно в виде такой таблицы.

вид УПД статус 1 статус 2
заменяет и первичную форму, и счет-фактуру только первичку
особенности заполнения все поля все поля, кроме тех, которые связаны со счетом-фактурой: строка 7 и графы 6, 7, 10, 10а, 11
необходимость оформления дополнительных бумаг отсутствует нужно оформить только счет-фактуру
Читайте также:  Намеренное ухудшение жилищных условий: последствия и особенности

По форме представления доступен не только бумажный, но и электронный УПД (применяется с мая 2016 года, после того, как вышел соответствующий Приказ ФНС). Электронная версия используется не только как замена счета-фактуры и первичного документа, но и замена акта.

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

Образец и правила заполнения

В целом правила заполнения этой формы точно такие же, как и в случае оформления заменяемых ею документов (первичных и счета-фактуры):

  1. Обязательно указывают статус в зависимости от случая – 1 или 2.
  2. Номер, присвоенный фактуре, дата составления счета (при внесении исправлений аналогичные реквизиты вносятся и для корректировки).
  3. Наименование компании, ее реквизиты и адрес (как в учредительных документах).
  4. Код товара (или результата проделанной работы, услуги), его/ее название, единицы измерения.
  5. Стоимость товара, ставка 18% (НДС), сумма налога и стоимость товара вместе с НДС.
  6. Подпись директора (или индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера с расшифровкой (фамилия, инициалы).

Далее оформляют собственно «передаточную» часть, которая подтверждает факт передачи и получения товара/услуги/результатов работы. Указывают данные сторон, а также документ, на основе которого они вступили в правоотношения:

  1. В качестве такого документа чаще всего служат гражданские договоры – подряда, поставки, предоставления услуг и т.п. Отражают название, номер (при наличии) и дату подписания.
  2. Сведения о стороне, передавшей груз или результаты работ – должность, подпись, фамилия, инициалы, дата передачи.
  3. Аналогичные данные – о стороне, принявшей груз или результат работы.
  4. Наименования организаций или ИП.
  5. Оригинальные печати каждой организации. Если они проставляются, то заполнять данные по строкам 14 и 19 необязательно (при наличии названия компании в оттиске печати). При этом саму печать ставить также необязательно – достаточно просто подписать документ передавшей и принявшей стороне.

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

Изменение формы под свой случай

Каждая компания может продолжать использовать традиционные документы для подтверждения факта получения товара или услуги. Можно применять и УПД, причем допускается и видоизменять форму в соответствии с особенностями своего случая. Имеется в виду, что лицо может дополнять эту бумагу какими-либо графами (строки, столбцы), чтобы отразить больше информации об объекте.

Однако изменяя документ, необходимо помнить о том, что обязательно должны сохраниться по крайней мере 2 ее элемента:

  1. Форма счета-фактуры – эта бумага имеет единый образец, и его исправление не допускается.
  2. Все обязательные реквизиты – их полный перечень прописан для каждого вида документа в соответствующих законодательных актах.

Например, для первички обязательно указать описываемый факт хозяйственной жизни, единицу его измерения и т.п.

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

А для счета-фактуры важно отразить номер, название товара, их количество, цену за единицу и т.п.

Универсальный передаточный документ. Образец заполнения Универсальный передаточный документ. Образец заполнения

Поделиться ссылкой:

(2

Универсальный передаточный документ (УПД): что это за документ, для чего он нужен и как его подготовить?

Все хозяйствующие субъекты должны документировать свою деятельность при отгрузке товара, приемке услуг, передаче результатов работы и имущественных прав. Объем документации, которую нужно готовить в процессе, довольно внушительный, а это приводит к финансовым затратам и увеличивает время на подготовку.

Для оптимизации деятельности компаний законодатели утвердили универсальный передаточный документ (УПД), который совмещает в себе функции первичного документа учета и счета-фактуры. Таким образом, ФНС, предложившее в 2013 г. новую форму бланка, решило упростить работу организациям.

Что это такое, как правильно оформлять, и кто должен его заполнять рассказываем в статье. Приведем примеры и образцы.

Когда стали применять УПД?

Хозяйственная деятельность компаний-плательщиков НДС, связанная с реализацией товаров, ведется, как правило, с применением 2-х документов.

  • согласно ст.9 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете» оформляется первичный учетный документ;
  • согласно пп.1, 3 ст. 168, п.1 ст.169 НК РФ – счет-фактура.

Эти документы по своему содержанию во многом повторяют друг друга.

Ведь в документах, регулирующих хозяйственную деятельность организации (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1), актах и счетах-фактурах содержание действий дублируется.

Такой объем документации влечет за собой как временные затраты, так и денежные, а это неудобно и невыгодно компаниям. Оформление, учет, обеспечение сохранности, поиск и анализ документации – это трудоемкий процесс.

Бланк счета-фактуры утвержден Правительством РФ в конце 2011 г. (Постановление № 1137). В Постановлении изложен порядок заполнения счета-фактуры. В п.9 Правил говорится, что организации могут добавлять в документ дополнительные поля, если необходимо указать расширенную информацию.

Добавлять строки и графы в документ также не запрещает и Налоговое законодательство. Кроме этого, в соответствии с п.4 ст.9 402-ФЗ каждое предприятие с 2013 г. вправе формировать собственные первичные документы по бухгалтерскому учету.

Основываясь на этих положениях, налоговики решили сделать процесс составления документации проще и ввели в обиход единый документ на базе счета-фактуры.

Важный момент! Использование этого документа носит рекомендательный характер. Он предназначен только для упрощения работы бухгалтеров и для экономии времени. Применяется на усмотрение организации.

Для чего нужен?

Предложение налоговой службы сформулировано в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@, где налогоплательщикам дана возможность применять в работе форму универсального передаточного документа (УПД) (Приложение № 1).

Данный документ совмещает в себе содержание и первичного учетного документа, и счета-фактуры. В нем указываются все необходимые характеристики и реквизиты. Плательщики налогов могут использовать его как при бухгалтерском учете, так и при налогообложении по НДС, а также по другим налоговым обязательствам.

УПД, составленный поставщиком, подойдет клиенту не только для вычета НДС, но и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Компания, решившая включить в документооборот УПД, должна учитывать некоторые организационные моменты и привести в соответствие предложенную форму с актуальной версией счета-фактуры.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Бланк счет-фактуры обновлялся в начале 2019 г., в УПД тоже необходимо включать поля для дополнительной информации о товаре:

  • в строку 8 вносить идентификатор госконтракта. Она необходима организациям, которые работают по госконтрактам; остальным заполнять не нужно;
  • в графу 1а прописывать коды вида товаров, перевозимые в страны ЕАЭС. Если вывоз товаров в эти государства не предусмотрен по контракту, то заполнять не нужно;
  • отметка о том, что УПД вправе подписать не только ИП, но и ответственный сотрудник.

Также в графе 11 УПД необходимо поменять наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».

Право корректировать счет-фактурные параметры УПД дает ФНС. Организации могут вносить изменения в бланк самостоятельно.

Скачайте новую форму бланка УПД в формате Word

Скачайте новую форму бланка УПД в формате Excel

Сроки составления универсального передаточного документа

Требования к УПД изложены в гл.21 НК РФ и в 402-ФЗ. Организации должны их соблюдать, если решили применять документ в целях бухгалтерского учета и налогообложения (Письмо ФНС РФ от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96).

Согласно п.3 ст.

168 НК РФ счет-фактуру при реализации товаров, работ, услуг (передаче прав собственности) нужно выставлять не менее чем за 5 календарных дней с момента отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи прав собственности). Первичный учетный документ необходимо составлять при совершении хозяйственной операции либо непосредственно после ее завершения (п.3 ст.9 402-ФЗ).

Таким образом, УПД необходимо заполнять при совершении хозяйственного этапа или после его окончания, чтобы соблюсти нормы 402-ФЗ и Налогового законодательства.  Дата заполнения бланка прописывается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна быть той же, что и дата, указанная в 11-й строке УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

Однако ФНС РФ допускает небольшое расхождение между днем оформления документа и днем отгрузки (Приложение № 3 к Письму ФНС от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96) в следующих ситуациях:

  • если отгрузка производилась на следующий день после заполнения бланка;
  • если форма была заполнена после даты фактической отгрузки, если это невозможно было сделать в ходе данного этапа.
Читайте также:  Как и где получить губернаторские выплаты при рождении ребенка? размер пособия и порядок предоставления

Но в любом случае УПД необходимо оформлять максимум на следующий день после отгрузки.

Как заполнять УПД? + образец

Первое, с чего нужно начать – это указать статус универсального передаточного документа. Эта метрика влияет на то, в каком качестве будет задействован УПД:

  • статус 1 – для бланка, объединяющего первичный документ и счет-фактуру;
  • статус 2 – использование только в качестве «первички».

В первом случае обязательно заполняются все поля и для счета-фактуры, и для первичного бланка. Как счет-фактура в УПД необходимо внести все характеристики, указанные в ст.169 НК РФ и Постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Как «первичка» УПД должен содержать параметры, предусмотренные в 402-ФЗ.

Во втором случае реквизиты, характерные для счета-фактуры, в УПД указывать не нужно. В этом случае документ используется только как передаточный и доказывает непосредственно произведенное хозяйственное действие.

После заполнения статуса переходим к строке 1 — указанию регистрационного номера УПД и даты его оформления. Для статуса 1 УПД необходимо руководствоваться нумерацией счетов-фактур, принятой в организации. А при статусе 2 нужно указывать номер согласно порядковой нумерации первичных документов.

Если необходимо исправить ошибку в уже предоставленном клиенту УПД, то в строке 1а прописывают номер и дату внесения корректировки. Документ исправляется в порядке, предусмотренном для корректировок счетов-фактур, компании должны руководствоваться им при внесении исправлений в УПД.

В строках 2, 2а 2б, а также строках 6, 6а, 6б обязательно следует указывать информацию о продавце и покупателе, соответственно.

Строка 3 предназначена для заполнения сведений о грузоотправителе, а строка 4 – о получателе товара. Эта информация указывается только при отгрузке товара. Если предметом контракта является выполнение работ или оказание услуг, то заполнять не нужно.

  • Строку 5 «К платежно-расчетному документу» может оставить пустой, если УПД используется только как «первичка».
  • В строке 7 прописывается используемая для сделки валюта и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта (не заполняется, если идентификатор не предусмотрен сделкой).
  • Таблица в УПД заполняется аналогично счету-фактуре и с соблюдением следующих правил:
  1. В графе А «№ п/п» указывается номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул (для товаров) или номер ОКВЭД (для услуг). Эти поля заполняются на усмотрение организации.
  2. Поля, характерные для счета-фактуры, можно оставить незаполненными, если УПД имеет статус 2:
  • графа 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графа 7 «Налоговая ставка»;
  • графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
  • графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
  • графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».

Следующий этап – указание числа страниц, на которых был составлен УПД. Под таблицей свою подпись ставят уполномоченные лица: директор (ИП, управляющий, руководитель) и главный бухгалтер.  Подписывать документ вправе уполномоченное на это действие лицо. УПД, используемый только как «первичка» (без характеристик счета-фактуры), не требует обязательного проставления подписей названных людей.

УПД подписывается следующим образом:

Строка Кто подписывает Когда подписывается
10 Фамилия и инициалы, должность и подпись лица, производившего отгрузку, передавшего услуги, итоги работы, права на собственность Всегда, независимо от статуса УПД.
Если сотрудник, производивший  отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав) тот же, который подписал счет-фактуру, то подпись можно дважды не ставить. Достаточно заполнить только должность и Ф.И.О.
13 Фамилия и инициалы, должность и подпись сотрудника, уполномоченного на оформление этапов хоздеятельности компании продавца Всегда, независимо от статуса УПД.
Если сотрудник ответственный за составление, это тот же человек:
— который поставил свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а заполнить только должность и Ф.И.О.;
— который подписал счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а заполнить только должность и Ф.И.О.
15 Фамилия и инициалы, должность и подпись сотрудника, принявшего товар, услуги, результаты работы, права собственности Всегда, независимо от статуса УПД
18 Фамилия и инициалы, должность и подпись сотрудника, уполномоченного на оформление этапов хоздеятельности компании покупателя Всегда, независимо от статуса УПД.
Если сотрудник, ответственный за составление и лицо, поставившее свою подпись в 15-й строке – один и тот же человек, то подпись можно дважды не ставить, а заполнить только должность и Ф.И.О.

УПД содержит 3 строчки для указания даты:

  • строка 1 – день заполнения формы;
  • строка 11 – день отгрузки, передачи (сдачи);
  • строка 16 – день получения груза, услуги.

Вне зависимости от того, пересекаются ли эти даты или нет в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца», в книге продаж в качестве дня отгрузки будет заполнена дата, указанная в 11-й строке УПД, кроме случая, когда точкой формирования налоговой базы является день приемки работ (16-я строка УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет прописана дата та же, что и в 16-й строке УПД.

Строки 14 и 19 нужны для указания названий хозяйствующих субъектов, которые причастны к оформлению бланков учета со стороны продавца и клиента.

В них могут быть прописаны сведения об организации, ведущей бухгалтерский учет у продавца/клиента по договору оказания бухгалтерских услуг.

В 14-й строке можно прописать сведения о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), купленный у продавца от своего имени.

Заверять УПД печатью необязательно, это делается на усмотрение составителя. Но если печать ставится, то строки 14 и 19 можно оставить пустыми.

Образец универсального передаточного документа можно скачать по ссылке.

Заключение

Универсальный передаточный документ был введен в бухгалтерскую и налоговую отчетность с целью упростить процедуру подготовки документации и сократить время на ее оформление. Для этого и нужен УПД, который объединил в себе функции сразу 2-х бланков.

УПД применяется при начислении или вычете НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для клиента. Налоговые органы проверяют УПД, основываясь на порядке и правилах, применяемых при проверке стандартной «первички» и счетов-фактур.

Правильное оформление УПД сводит к нулю все налоговые риски.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *