Как повысить эффективность работы сотрудников компании?

Как повысить эффективность работы сотрудников компании?

«Я владею небольшой компанией, в которой работают чуть больше 20 человек. Мы занимаемся производством сложной продукции: высокоточных часов,- рассказывает Константин Чайкин, часовой мастер, изобретатель, основатель мануфактуры, специализирующейся на изготовлении часов класса люкс, — чтобы собрать часы, сотрудники должны обладать определёнными качествами, важнейшие из них — точность и ответственность. Без этих двух параметров создать часовой механизм невозможно. Во многом эти параметры завязываются на тайм менеджменте и определённом отношении ко времени, которое есть на мануфактуре.

Один из ключевых моментов, который помогает повысить эффективность работы сотрудников — это дисциплина. Она выражается в пунктуальности — приходить на работу, уходить на обед и с обеда нужно вовремя.

Также на рабочих местах у нас запрещены мобильные телефоны, не только с точки зрения информационной безопасности, — на рабочих местах люди занимаются ответственным делом, они производят часовые детали и собирают часы.

Как показала практика, мобильный телефон отвлекает от выполнения основных задач, не важно, смотрит сотрудник новости или переписывается в чате. У нас есть правило: если сотруднику нужно что-то посмотреть в телефоне, он выходит в столовую или на улицу, и там общается.

Распределение задач среди сотрудников. У нас, как и на любом производстве, общие задачи ставятся на месяц. Ежедневно мы собираем короткие совещания среди руководителей подразделений, на которых определяются задачи на текущий день. Потом они проверяются в конце рабочего дня.

Каждый сотрудник также получает задачи с определённым сроком выполнения, таким образом мы понимаем, сколько времени реально требуется на задачу. В компании практикуется материальная мотивация — если работа выполнена к сроку, сотрудник получает дополнительное вознаграждение.

По собственному опыту могу сказать, что сотрудников нужно загружать работой, в том плане, чтобы они не оставались без определённых задач — следить чтобы не было простоя. Каждое утро я и мои сотрудники расписываем список дел, вычеркивая их по мере выполнения.

Иногда случаются ситуации, когда сотрудник приходит к руководителю и говорит: я не успел, поэтому не сделал работу (меня подвели, и другие причины).

У нас в компании есть правило, если сотрудник понимает, что не может выполнит задачу, или выполнил не более 50% в отведенное время, он должен подойти к руководителю и предупредить.

Руководитель в этом случае поможет, подскажет решение, чтобы не провалить дедлайн».

Тренд на осознанность

Как повысить эффективность работы сотрудников компании?

«Скорость коммуникаций, принятия решений и обработки данных значительно возросла и продолжает набирать обороты. В этих условия быть конкурентоспособным значит уметь адаптироваться к новым условиям и видеть возможность в любых препятствиях, — делится Ольга Любарцева, руководитель архитектурно-строительного сектора компании «Метрополис», — сегодня существует масса методик, практик и способов по повышению личной или командной эффективности, в центре любой из них стоит гибкость.

Что значит гибкость в контексте организации? Для начала следует принять правила игры современного мира и запроектировать сам производственный процесс гибким, а не надеяться на то, что можно четко расписать все по бизнес-процессам и дальше жить по ним. В условиях полной неопределенности работать также невозможно, поэтому следует установить какие-то рамки, но допустить свободу принятия решения в них.

На участке самостоятельного процесса принуждение и постоянный контроль не даст нужного эффекта, делать ставку имеет смысл исключительно на самоорганизацию.

Для самоорганизации сотрудника или коллектива может помочь актуальный в последнюю пару лет тренд на осознанность.

В рамках предприятия осознанность может означать прозрачность процесса, когда каждый сотрудник в каждый момент времени имеет ответы на вопросы: что я сейчас делаю, кому эта задача нужна, кто или что зависит от результатов, когда я должен закончить и как это повлияет на качество моей жизни.

Одна из причин неэффективного использования рабочего времени — когда сотрудники делают то, что можно не делать или даже не нужно делать. Причем в данном случае, речь идет не только о потере времени, но еще и о снижении мотивации, так как любому, человеку, особенно занятому в производстве интеллектуального продукта, хочется делать что-то важное, вносящее вклад в общий результат.

Привести эту самую осознанность к высокому уровню помогают всевозможные средства визуализации — будь то офисный флип чарт и фломастеры или корпоративный портал. Разумеется, сегодня, имеет смысл обратиться к цифровым технологиям. Собирать, хранить и анализировать данные, делать выводы и воздействовать становится нормой жизни.

Подводя итог под сказанным, сегодня повысить эффективность труда сотрудников — значит дать возможность самим планировать, принимать самостоятельные решения, видеть результат и его оценку»

Автоматизация и инновации

Как повысить эффективность работы сотрудников компании?

«Мы считаем, что важен осознанный подход к работе со стороны каждого сотрудника, а также непрерывная автоматизация процессов и развитие инноваций со стороны компании, — рассказывает Артем Дуров, Генеральный директор «Открытие Факторинг».

«Такая синергия позволяет постоянно улучшать и оптимизировать бизнес-процессы, а также автоматизировать рутинные операции, высвобождая тем самым время на действительно важные проекты, раскрывающие творческий потенциал сотрудников. Мы открыты к предложениям сотрудников об изменении тех или иных процессов, если предлагаемые изменения позволят улучшить, ускорить или упростить процесс, и в итоге получить дополнительный доход для компании.

Могу предположить, что переживания о бесполезности выполняемых задач, могут быть у тех сотрудников, у кого рутинные операции занимают больший процент рабочего времени. В Открытие Факторинг мы постоянно оптимизируем процессы, а выявляя рутинные операции — автоматизируем их. В целом мы разделяем подход «Работа для человека, а не человек для работы».

Результаты этого подхода отражаются на бизнес показателях компании, уровне вовлеченности команды в бизнес и корпоративную жизнь.

Также хорошим инструментом считаю систему мотивации сотрудников — когда работа каждого завязана на совокупный финансовый результат компании — успех становится не личной, а общей задачей, что мотивирует сотрудников быть еще более активными и инициировать изменения.

Квартальные индивидуальные цели — дополнительный элемент мотивации — помогает сотрудникам грамотно приоритизировать задачи и цели, фокусироваться на наиболее значимых проектах для бизнеса, а также постоянно искать возможности к оптимизации и автоматизации в рамках своего профиля должности или компании в целом», — говорит Артём.

Слушайте других

Как повысить эффективность работы сотрудников компании?

«Нерациональная трата рабочего времени это крайне распространенная проблема почти в любой компании, — делится Екатерина Крайванова, сооснователь сервиса аренды вещей «Next2U», — чтобы минимизировать ущерб от неё, мы стараемся не игнорировать мнение сотрудников. Напротив, просим регулярно сверяться с общей целью на квартал/полугодие и с персональными целями, когда они делают ту или иную задачу. Регулярно напоминаем коллегам: делая, или даже получая задачу от руководителя, — пропускайте ее через внутренний фильтр, задаваясь вопросом «это приблизит компанию к поставленной цели на Q?». Если есть сомнения, совершенно нормально сказать об этом руководителю. Такой сотрудник либо получит разъяснения как именно задача влияет на общую цель, либо в результате такого вопроса приоритетность задачи будет изменена, а то и вовсе задача будет снята.

Для нас очень важно, чтобы каждый член команды «включал голову». Умение слушать других сотрудников помогает им не быть просто исполнителями, а становиться ценными для коллектива и развиваться.

Благодаря такой политике мы получаем не только экономию времени на не самых нужных задачках, но и свежие идеи по оптимизации или открытию совершенно новых направлений. Например, таким образом один наш сотрудник открыл свой прокат, предложив так удовлетворить спрос, превышающий предложение.

Тогда он резонно заметил, что в данной категории товаров это рациональней, чем тратить время на привлечение арендодателей.

Так же родилась идея тест-драйва товаров у другого коллеги. Это спец проект, который мы реализуем совместно с рядом крупных брендов, предоставляя им возможность на базе нашего сервиса предлагать бесплатную аренду своих товаров перед покупкой. Освобождая своё время от не самых важных задач, коллега предложил идею направления, ставшего одним из ключевых.

Эти и многие другие примеры говорят о том, как важно слышать сотрудников и напоминать им о вопросах, которые они должны задавать не только руководителю, а в первую очередь себе. Это главный ключ к эффективной трате времени».

Прежде, чем повышать эффективность — расширьте кругозор

Как повысить эффективность работы сотрудников компании?

«Я не считаю, что каждый сотрудник обладает достаточным кругозором и опытом управления компаниями, чтобы выносить суждения о том, какая работа эффективна, а какая — нет», — рассуждает Илья Савинов, основатель компании по обжарке кофе «Torrefacto», — он предупреждает, что в некоторых случаях желание повысить эффективность происходит от незнания и может быть губительно для компании.

«Вот простой пример из нашего опыта. Пять лет назад нам было всего 4 года, мы только начинали работать и были противниками бюрократии. В итоге мы докатились до того, что наша дебиторка, то есть сумма денег, которую нам были должны наши клиенты, перевалила за несколько миллионов рублей.

Часть из них мы безвозвратно утратили. Причина в том, что мы вовремя не осуществляли разные контрольные процедуры.

Не занимаясь сбором оригиналов товаросопроводительных документов, считая это «бессмысленной тратой времени», мы оказались лишены свидетельств, с которыми мы могли бы обратиться в суд, чтобы взыскать деньги с уклоняющихся должников.

В результате этого опыта мы ужесточили работу с дебиторами, теперь им тоже время от времени приходится делать различные «бесполезные вещи»: отправлять платежные поручения с отметкой банка, ожидать поступления средств на наш расчетный счет до отгрузки товара, высылать нам оригиналы УПД и т.д.

Чем больше компания сталкивается с мошенничеством, тем больше она обороняется от внешнего мира за счёт бюрократических процедур. Когда в компанию приходит новый человек, которому кажется, что все просто и нужно все упростить, желательно здесь и сейчас, это лишь говорит о том, что он не имеет опыта.

Не думаю, что работодатель должен что-то делать, чтобы убеждать каждого второго россиянина в том, что его обязанности полезны. Напротив, сотрудник должен сам расширять свой кругозор и понимание общей картины, для того чтобы находить объяснение и смысл своих обязанностей. Ведь так он повысит собственную ценность в глазах любого работодателя.

Работодатель может, безусловно, помогать сотруднику обретать корректную общую картину, но только тогда, когда сотрудник сам открыт к восприятию.»

В избр. Сохранено

Как повысить эффективность работы сотрудников — советы руководителям

Вот тебе раз! Мы-то думали, что в рунете много сказано о том, как заставить коллектив работать эффективнее. А вот и нет: статей на эту тему очень мало, а если они и есть, то какие-то однобокие. Но мы исправили ситуацию и подготовили по-настоящему полный материал. Несколько дней изучали вопрос, добавили много знаний из личного опыта. Не то что мясо — вырезка!

Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.

Часть первая — прокачиваем себя и коллектив

Начните с себя

Руководитель — душа коллектива. Как полководец в армии. Вы либо можете повести за собой людей, либо нет. Если нет — вы плохой руководитель и идти дальше бесполезно. Поэтому самый профессиональный, замотивированный и дисциплинированный человек в команде — это босс.

Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”

Читайте также:  Субсидиарная ответственность по фз №127 "о банкротстве": основания и порядок привлечения

Вы всегда должны быть в гуще событий, особенно в сложных ситуациях. Ничто так не расхолаживает коллектив, как начальник, приезжающий на работу к обеду подписать бумаги. Уж если ему наплевать, думают подчиненные, то нам — тем более.

Далее — профессионализм. Самый прокачанный спец в команде — это руководитель. Он должен навскидку отвечать на большинство рабочих вопросов подчиненных. Не можете навскидку — бегите гуглить. Но не оставляйте вопросы без ответов и не давайте сотрудникам вариться в собственном соку.

Для того, чтобы стать профи, нужно постоянно учиться. Семинары, книги, обучающие видео — все пойдет в дело. Идеально, если обучение войдет в привычку. Час в день — на обучение. Ищите новые веяния, подсматривайте новшества конкурентов, словом, держите руку на пульсе.

И последнее — мотивация лидера. Для себя вы можете работать ради чего угодно, но подчиненные должны думать, что вы трудитесь ради идеи.

Человек, по-настоящему любящий свое дело и верящий в него, вызывает восхищение у любого. Восхищение и зависть. Все хотят заниматься любимой работой. Поэтому еще раз: ваш главный мотиватор — светлые идеалы.

Это должны видеть подчиненные. А теперь переходим к первому киту эффективного коллектива.

Мотивация

Мотивация — это желание работать. Замотивировать сотрудника — значит предложить ему цель, ради которой он станет трудиться. Бывает материальная и символическая. Примеры материальной мотивации:

  • деньги. Не будем лукавить — это самый мощный мотиватор в мире. Можно сколько угодно кормить соловья (сотрудника) баснями о великой цели, но за копейки он работать не будет. Сама по себе большая зарплата — не мотиватор, к любым деньгам быстро привыкают. Деньги начинают мотивировать, когда работник чувствует связь между хорошей работой и суммой на банковском счете. Поработал ударно — получил премию. Сдал проект раньше срока — прибавка к окладу. Вот так это работает;
  • карьера. В принципе это тоже деньги, но с примесью статуса. Быть старшим менеджером круче, чем простым. А получать за это в два раза больше денег — вообще красота;
  • бонусы и привилегии. Компенсация стоимости проезда, питание, корпоративная сотовая связь — все это тоже хорошие мотиваторы.

Символическая мотивация:

  • вклад в общее дело. Когда сотрудник чувствует, что от него что-то зависит, к нему прислушиваются, его идеи воплощаются в жизнь, это сильно повышает лояльность и эффективность работы;
  • командный дух. Если работник понимает, что коллектив — его вторая семья, он старается больше. Отшельники и одиночки работают менее эффективно бывают и исключения;
  • простое человеческое спасибо. Похвалы за успешную работу, одобрение руководителя и коллег мотивирует не по-детски.

Как повысить эффективность работы сотрудников компании?

Это были примеры положительной мотивации, а есть еще и отрицательная. Тоже бывает материальная и символическая. Наказать рублем и лишить премии — отрицательная мотивация. Заставляет быть внимательнее и ответственнее относиться к своим обязанностям. Выговор, замечание — способ заставить работать лучше, не прибегая к финансовым инструментам.

К мотивации можно применить творческий подход. Например, выбирать лучшего сотрудника недели и поощрять его. Только лучший сотрудник недели — это скучно. Пусть лучше это будет “Монстр маркетинга месяца”. И наоборот “Свинюшка недели” — антипремия самому неаккуратному работнику, чей стол вечно завален хламом.

Дисциплина

Железная дисциплина серьезно повышает эффективность коллектива. Даже если рассуждать математически, то получится, что чем больше сотрудники пинают валяют дурака, тем меньше они работают. Но это не главное.

Если с дисциплиной в отделе бардак, то бардак будет и в головах у сотрудников. Перечислим главные правила дисциплины.

Мы подсмотрели их на режимных предприятиях советского образца — там с дисциплиной все в порядке:

  • внутренний трудовой распорядок. Это режим работы. Рабочее время — с 9:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00. Два перерыва по 10 минут в течение рабочего дня. Напечатать на листочках и развесить в отделах, строго следить за соблюдением. Хочешь задержаться или уйти раньше — все только с письменного согласия начальника;
  • субординация. Старший менеджер подчиняется начальнику отдела, а ему — менеджеры по продажам. Вассал моего вассала — не мой вассал. Через голову прыгать нельзя. Приказы не обсуждаются;
  • должностные инструкции. Это документ, в котором подробно перечислены права и обязанности сотрудников. Они у каждого свои: у менеджеров, у маркетологов, у бухгалтера. Можно скачать из интернета типовые инструкции и переделать их под свою специфику;
  • замещение отсутствующего руководителя. Начальник уехал в отпуск и в офисе праздник — все дружно забросили дела и зависают в соцсетях? Чтобы этого не произошло — назначайте исполняющего обязанности. Приказом, под роспись работников. Пусть знают, что в отсутствие начальника отдела должны подчиняться старшему менеджеру;
  • дресс-код. А почему бы нет? Никто не говорит, что нужно по полной закрутить гайки и заставлять сотрудников ходить исключительно в костюмах. Но запретить шорты, треники и глубокие декольте — вполне разумно.

Как повысить эффективность работы сотрудников компании?

В дисциплине главное — система. Здесь тоже нужна мотивация на соблюдение правил. Штрафа за опоздание, выговоры за невыполнение распоряжений — все это должно быть систематизировано. Главное правило — никаких исключений. Если что-то можно, то можно всем и всегда. Нельзя — значит нельзя никому и никогда. Точка.

Профессионализм

Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:

  1. Первичный инструктаж при приеме на работу. Проводится для введения новичка в курс дела. Лучше, если инструктаж проведет непосредственный руководитель. Нужно рассказать, чем тут занимаются, как происходит рабочий процесс и что вообще за работа.
  2. Чтение должностных инструкций. Не нужно сразу направлять человека в гущу событий. Дайте ему денек-другой на изучение нормативной документации. А вместе с ней подсуньте почитать дельные книги, например, по маркетингу и основам продаж. Потом устройте небольшое собеседование и посмотрите, как новичок усвоил материал.
  3. Работа под присмотром опытного сотрудника. Помогает новичку адаптироваться в коллективе и быстрее освоить обязанности. На роль наставника выбирайте самого грамотного работника, который сможет не только показать, но и рассказать и объяснить.
  4. Обучение в учебных центрах. Повышение квалификации нужно проводить постоянно. Чем чаще, тем лучше. Единственное, на что нужно обратить внимание — качество обучения. Сейчас из каждой дырки лезут желающие научить вас и ваших сотрудников всему и сразу. Поэтому тщательно подходите к выбору курсов. Хорошее обучение стоит приличных денег. Спикеры имеют хорошие отзывы, их работы легко найти в интернете. Молодые мальчики и девочки, которые бесплатно готовы поделиться своими знаниями, на эту роль не годятся.
  5. Посещение семинаров, конференций и выставок. Если к вам в город едет известный бизнесмен и хочет почитать лекции — не упускайте эту возможность. Езжайте на мероприятие сами, посылайте сотрудников — хотя бы несколько человек. Так они наберутся новых мыслей и будут фонтанировать свежими идеями.
  6. Заведите в офисе небольшую библиотеку. Тематику литературы подбирайте исходя из рода вашей деятельности. Для продажников подойдут книги по маркетингу и SMM, для копирайтеров — литература по написанию статей. Пусть каждый сотрудник имеет доступ к книгам.

Как повысить эффективность работы сотрудников компании?

Часть вторая — создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

  • ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
  • разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче — тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество — это возвращение заказчика, а не продукции”;
  • проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные — это будет только плюс;
  • проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
  • устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Как повысить эффективность работы сотрудников компании

Персонал является основой практически каждого предприятия. И перед каждым менеджером рано или поздно встаёт вопрос о том, как повысить эффективность работы сотрудников. Существует целый ряд методов, с помощью которых можно увеличить результативность коллектива.

Читайте также:  Как в Крыму получить землю под ЛПХ и под другие цели?

Отслеживайте показатели

Использование мониторинга персонала помогает выявить ряд проблем. Сотрудники могут нерационально использовать время. Положительная практика отмечается в компаниях, где фиксируются перекуры, длительность которых может доходить до 30 минут. Некурящим же работникам дают дополнительный выходной. Это значительно повышает продуктивность. Сюда же относится отсутствие дисциплины.

Кроме того, показатели помогут выявить, насколько равномерно распределяется нагрузка, ведь часть сотрудников могут брать на себя чужие обязанности, чего делать не стоит.

Способы повышения производительности персонала

Среди наиболее действенных методов, с помощью которых можно увеличить плодотворность работы, можно выделить следующие:

  • введение системы мотивации: лучшие сотрудники должны иметь стимулирующие бонусы, которые будут побуждать их продолжать работать качественно, перевыполняя план. Для худших сотрудников же должны применяться санкции. В том случае, если нарушения произошли по объективным причинам, а не из-за действий работника, не стоит злоупотреблять так называемым «кнутом»;
  • положительная атмосфера в коллективе: человек, работающий в приятном ему обществе, имеет повышенные показатели труда, это доказано многими исследованиями;
  • гибкий график: если сотрудники отлично выполняют свои обязанности, для них можно предусмотреть индивидуальное планирование работы.

Методы, которые повышают эффективность персонала

Руководителям, думающим о том, как повысить эффективность работы на предприятии, стоит обратить внимание на некоторые моменты.

Постановка целей для сотрудников и подразделений компании

Каждая цель должна содержать конкретные сроки и цифры и быть реалистичной. Критерии оценки деятельности работника должны быть простыми и понятными, чтобы он знал, что необходимо для достижения задачи.

Внедрение KPI (системы ключевых показателей)

Виды KPI предусматривают целевые, процессные, проектные и показатели внешней среды. Сама система KPI представляет собой ключевые параметры эффективности и подразумевает достижение цели предприятия за счёт выполнения плана каждым из сотрудников.

Распределение обязанностей между сотрудниками

В первую очередь количество должностей должно быть таким, чтобы сотрудники работали без перегрузки. При этом планировать распределение обязанностей необходимо заранее и при участии руководителя. Иначе может быть и так, что какие-то работники переложат свои обязанности на других.

Автоматизация производственных процессов и внедрение информационных систем

В случае, если технические средства в компании не соответствуют запросам сотрудников для работы или их производительность недостаточна, стоит задуматься о покупке новых. Для мониторинга показателей могут быть внедрены специальные системы, отслеживающие деятельность сотрудника в интернете или же присутствие на рабочем месте.

Разработка мотивационной системы

Основными мотивационными мероприятиями являются выплаты премий и бонусов. Кроме этого, необходимо использовать нематериальное поощрение — создание комфортного рабочего места, проведение корпоративных мероприятий, выплаты в случае необходимости лечения.

Создание команды

Именно командная работа позволяет внедрять новые идеи, продвигая компанию вперёд. Сотрудники, работающие в команде, могут самостоятельно принимать эффективные решения.

Способы повышения эффективности труда

Многие современные компании используют различные методы организации деятельности, чтобы повысить её результативность.

Отдельных работников

Как повысить эффективность сотрудников без больших затрат?

Эффективность сотрудника — важный фактор в успехе компании. Чем эффективнее работает персонал, тем быстрее и качественнее развивается бизнес. Когда сотрудники трудятся вполсилы, это вредит компании. Повысить эффективность их работы – приоритетная задача хорошего управленца. Тем более, что сделать это можно без больших материальных затрат.  

Эффективность – это способность выполнять поставленную задачу максимально качественно, без перерасхода ресурсов и за минимальное время. 

Понятие эффективности складывается из нескольких факторов:

  1. Результативность: деятельность сотрудника имеет конкретный результат, который соответствует установленной цели. Бывает, что менеджер талантлив в переговорах, хорошо проводит презентации и находит общий язык с клиентами, но продажи не закрывает. Несмотря на все его таланты, он не эффективен.

  2. Продуктивность: сотрудник решает производственные задачи за минимально возможное время. Он не растягивает сроки, но и не форсирует события, чтобы не потерять в качестве. Способность к продуктивности наиболее ярко проявляется, когда нужно решить нестандартную задачу.  

  3. Экономичность: сотрудник достигает цели с минимальными ресурсами – временными, материальными, организационными. Из двух event-менеджеров эффективнее будет тот, кто организует достойный корпоративный праздник с меньшим бюджетом. Важно понимать, что экономичность – не самоцель, а всего лишь один из факторов эффективности.

Наряду с основными факторами, определяющими эффективность, выделяют вспомогательные:

  1. Организованность: у сотрудника настроены и отлажены процессы достижения целей. Они интегрированы в систему деятельности организации.

  2. Рациональность: при решении производственной задачи сотрудник использует хорошо продуманные и отточенные на практике способы, и приёмы.

  3. Функциональность: действия сотрудника соответствуют стратегическим целям компании.

Чтобы соответствовать всем факторам эффективности, сотрудник должен быть продуктивным, ориентироваться на результат и находить оптимальные пути решения задач.  Прежде, чем перейти к методам повышения эффективности сотрудников, разберёмся в барьерах, которые мешают персоналу работать результативно и продуктивно. Эти проблемы характерны для компаний, различных по специализации и масштабу.

Анализ деятельности более сотни организаций показал, что негативно на эффективность сотрудников влияют следующие факторы: 

  • Отсутствие чётких целей и общего понимания, что нужно компании от работника. Когда человек не видит главной цели, к которой нужно придти, он не стремится идти быстро. Иногда он вовсе не хочет идти, действуя по принципу закона сохранения энергии. Должностные инструкции и обязанности не спасают. Эти документы во многих случаях выполняются формально, чтобы создать видимость работы.
  • Отсутствие работающей системы планирования и контроля. На бумаге она существует в 90% организаций, но реализуется далеко не везде. Даже высокоорганизованные люди, способные самостоятельно планировать деятельность, признаются, что отсутствие общего плана в компании снижает их личную эффективность. Когда его нет, всегда есть риск сделать работу впустую, не угадать со сроками, ошибиться в ресурсах.   
  • Низкий уровень мотивации. Речь не только о заработной плате, а о целостной системе мотивирования сотрудников. Когда людей не поощряют за хорошую работу, у них пропадает желание быть продуктивными и результативными. Эффективность требует от человека максимальной концентрации энергии, интеллекта, личностного потенциала. Это трудно. Делать что-то трудное просто так никто не хочет.    
  • Отсутствие чёткого распределения задач, приводит к рассогласованность действий между коллегами. Когда в компании нет разграниченного функционала, зоны ответственности размыты или не распределены вовсе, то у сотрудников нет возможности быть эффективными. Много времени в такой ситуации уходит не на достижение целей, а на сортировку задач и «междоусобные войны».       
  • Цейтнот и стресс. Это главные враги эффективности. Когда рабочие вопросы решаются в авральном режиме, они становятся большой проблемой для сотрудников. На «тушение пожаров» уходит вдвое больше энергии, чем на достижение целей в плановом режиме. К тому же, стрессовые ситуации провоцируют эмоциональное выгорание.
  • Отсутствие критериев для оценки труда сотрудников. Если в компании нет понятной, прозрачной, и справедливой системы по оценке работы персонала, значит, у неё большие проблемы с эффективностью. Неоцененный труд, с одной стороны, влечёт разочарование, которое разрушает мотивацию, с другой, развивает безответственность.       
  • Нет взаимодействия с коллегами. Неблагоприятный психологический климат плохо отражается на эффективности сотрудников, равно как и отсутствие командного духа.       

Заставить человека быть эффективным в работе невозможно. Но можно создать условия, которые пробудят в нём такое желание. Самые очевидные методы материальной стимуляции оказываются далеко не всегда самыми действенными. Многочисленные эксперименты показывают, что размер заработной платы практически никак не влияет на эффективность работы сотрудника. А вот грамотная организация рабочего процесса запустит продуктивность даже у тех, кто привык лениться.       

Методы повышения эффективности персонала доступны и незатратны. Для внедрения большинства из них необходим здравый подход и перестройка системы управления предприятием. Значительного повышения фонда заработной платы не потребуется.

Вот самые простые методики, которые сделают персонал более эффективным:         

  • Постановка целей для сотрудников и подразделений компании. Цель – это ориентир, путеводная звезда, которая задаёт направление для движения. Одновременно цель – это результат, достижение которого принесёт весомые преимущества всем, кто принимал участие в его достижении. Осознание этого факта уже пробуждает желание стать эффективнее. Ясные, конкретные цели дисциплинируют, организуют, усиливают мотивацию. Сравните результативность менеджера по продажам, который выполняет стандартные плановые показатели из месяца в месяц, и эффективность его коллеги, который участвует в реализации амбициозной цели по выводу своей компании в лидеры рынка.

Когда вы начнёте ставить сотрудникам цели, они начнут их достигать.

  • Внедрение KPI – системы ключевых показателей (индикаторов) эффективности. Её смысл в том, чтобы ввести в компании индивидуальные показатели, которые оценят, насколько эффективно сотрудник реализует поставленные перед ним цели. KPI снимают сразу три барьера эффективности: во-первых, вместе с ними на предприятии появляется прозрачная система мотивации; во-вторых, они позволяют объективно оценивать труд работников; в-третьих, показатели эффективности делают осязаемыми цели компании. Работник, который контролирует личные KPI, всегда помнит о цели.
  • Распределение обязанностей между сотрудниками. Когда у каждого работника свой функционал, в делах компании наступает порядок. При строгом распределении обязанностей вы знаете, кому поручить работу и с кого за неё спросить, а у работника возникает ответственность – одно из базовых чувств для развития эффективности. Приятный «побочный» эффект – гармонизация отношений между коллегами.
  • Автоматизация производственных процессов и внедрение информационных систем. Это здорово повышает эффективность, освобождая от рутины и облегчая контроль над методом сотрудников. Почти все компании уже внедрили бухгалтерские программы, многие используют  CRM-системы для ведения клиентской базы и общения с заказчиками. На очереди – планировщики, тайм-трекеры, которые следят за использованием рабочего времени персонала, и умные сервисы, помогающие ставить цели, планировать и контролировать результаты. Наличие таких систем – конкурентное преимущество компании.
  • Разработка мотивационной системы. Сотрудники должны знать, что за выполнение должностных обязанностей они получат заработную плату, а за эффективную работу – бонусы и значимое для них поощрение. Система мотивации должна охватывать весь спектр человеческих потребностей, включая потребность в уважении, признании, самореализации. Работающие формы поощрения – вручение грамот, наград, занесение на доску почёта, присвоение званий, возможность выступить перед коллегами с лекцией, сертификаты на обучение. Основной принцип награждения: оно должно быть заслуженным, а не формальным.            
  • Создание команды. Команда – лучшая среда для развития эффективности сотрудников. В команде люди работают над скорейшим достижением значимого для всех результата, что заставляет их быть продуктивными и результативными.
Читайте также:  Все о правах беременной женщины на работе

Внедрение перечисленных методов – это универсальный рецепт повышения эффективности сотрудников для маленькой компании и крупного предприятия.    

Понять, насколько ваш работник эффективен, интуитивно нельзя. Задержки на работе и видимое усердие не являются показателями эффективности. Для того, чтобы объективно оценить результативность и продуктивность персонала, существуют системы оценки труда.

Удобный и современный вариант – система KPI, ключевых индикаторов эффективности. В отличие от стандартных плановых показателей, KPI индивидуальны и привязаны к целям сотрудника.

Показатели эффективности устанавливаются лично для каждого работника. KPI выражаются в числовой форме, поэтому всегда можно понять – выполнены они или нет.

Если установленные KPI реализованы, значит, сотрудник эффективен, если они перевыполнены, значит, он суперэффективен и заслуживает поощрения.

Индикаторы эффективности помогут оценить любую работу – в производстве, в продажах, в перевозках, в сфере общественного питания, в клиентском сервисе.

Алгоритм внедрения KPI выглядит так:

  1. В компании создаётся система целей. Цели – стратегические, тактические и оперативные, устанавливаются для организации в целом, для отдела и для каждого сотрудника (исключение – некоторые категории персонала, деятельность которых не связана с прибылью компании).

  2. Для каждой цели устанавливается показатель, измеряющий степень её реализаций.

    К примеру, если стратегическая цель компании – стать лидером в производстве керамической посуды, ключевыми индикаторами для неё станут – объём производства и объём продаж.

    Если у начальника отдела качества цель – сократить уровень брака в продукции, то его KPI – общее количество бракованных изделий и процент бракованных изделий на 100 единиц продукции.

  3. После определения ключевых индикаторов эффективности осуществляются замеры базовых величин. Руководители вместе с сотрудниками устанавливают оптимальные показатели KPI, которые определят эффективность сотрудника в достижении целей и задач.

  4. Показатели KPI фиксируются, контролируются и корректируются в случае необходимости.

Система ключевых показателей эффективности внедряется в течение нескольких месяцев, в крупных компаниях – до года.Повысить эффективность работников можно без больших материальных затрат, но с помощью комплексного подхода, внедрив в деятельность компании ряд методов. Среди них:

  • Установление ясных и конкретных целей;
  • Внедрение призрачной системы оценки сотрудников KPI;
  • Разработка системы мотивации персонала;
  • Распределение обязанностей между сотрудниками;
  • Автоматизация производственных процессов, использование сервисов по постановке целей;
  • Создание команды.

P. S. Работа над повышением эффективности персонала всегда актуальна. Её конечный результат – увеличение прибыли, повышение позиций компании, новые возможности для роста.

Эти простые советы помогут повысить эффективность работы ваших сотрудников | Rusbase

Компании, которые смогут получить максимальную производительность и наилучшие результаты от каждого сотрудника исходя из ограниченных ресурсов, скорее всего, преуспеют в долгосрочной перспективе.

Современные тенденции оптимизации труда говорят о переходе к большему доверию к сотруднику, предлагая компании внедрить следующие методы.

  • Самостоятельные сотрудники

Делегирование «передовым» сотрудникам инструментов, которые им необходимы для повышения эффективности своей работы. Пусть они возьмут столько, сколько захотят, в разумных, безусловно, пределах, учитывающих информационную и экономическую безопасность предприятия.

Предоставление сотрудникам прав решать проблемы «на местах» дает возможности руководителям и менеджерам выполнить более важные задачи. Например, планировать развитие отдела. Также появляется возможность обучаться, без чего эффективный бизнес также невозможен.

Недавно в сети появилось письмо, которое Илон Маск направил сотрудникам своих предприятий. В нем содержится прямое указание при необходимости, не спрашивая у руководства, самостоятельно принимать решения. «Если для того чтобы выполнить задачу, вам придется нарушить “цепь команд”, сделайте это. Руководители, настаивающие на иерархиях, скоро будут работать в другом месте».

Требование, чтобы все сотрудники придерживались одного и того же жесткого графика, независимо от работы или фактических потребностей компании, плохо для морального состояния и производительности организации. Предоставление работникам гибкости в отношении их графиков и рабочего времени, на самом деле, может повысить производительность, повысить лояльность и побудить работников сделать больше для компании.

Возможность для некоторых сотрудников работать на дому также может повысить производительность и боевой дух.

Например, компания Regus провела исследование среди руководителей предприятий. Согласно ему, 60% респондентов заявили, что гибкий график рабочего времени оказался им экономически выгоден, поскольку привел к росту производительности труда и повысил вовлеченность, лояльность и мотивацию.

Казалось бы, не актуально в 2018 году напоминать, что компьютерные технологии — отличный способ повысить производительность компании и помочь каждому работнику сделать больше за меньшее время. Однако это настолько динамично развивающаяся область, которая требует отдельного контроля за возникающими новинками, меняющими представление о рабочем процессе.

Оценивая состояние компании и потребность в компьютерных технологиях, необходимо изучить ручные процессы, которые используется в фирме, и решить, как они могут быть автоматизированы с использованием правильной технологии.

Здесь также стоят задачи интернет-фильтрации (как не допустить, чтобы сэкономленное таким образом время распылилось) и организации удобных инструментов для коммуникации внутри команды: электронная почта и доски объявлений, мессенджеры и так далее.

Например, на Rusbase встречалась история об оптимизации менеджмента в студии Nimax, где был совет о выборе новой системы управления проектами и продажами, а также нового мессенджера. Не так важно, какой конкретно инструмент будет использоваться — гораздо важнее, чтобы он был единым для всей команды и его использование было единообразным. А также безопасным.

  • Контроль и установка сроков

Необходимо отслеживать и ограничивать, сколько времени тратится сотрудником на задачи.

Для этого можно использовать какое-нибудь из отслеживающих активность приложений и таким образом определить, какие задачи в целом за день осуществляются.

Это поможет отказаться от лишнего и установить оптимальный срок для решения задачи. Это так называемый управляемый стресс. Когда сотрудник смотрит на часы, он становится сфокусированным и продуктивным.

Важный момент — процесс оптимизации должен быть не хаотичен, а контролируем.

Несмотря на то что наша разработка — DLP-система SecureTower – предназначена в первую очередь для обеспечения информационной безопасности — многие клиенты также используют ее для работы с бизнес-процессами.

Например, после внедрения можно проанализировать состояние информационных потоков, как взаимодействуют между собой отделы, где и какая хранится информация, насколько эффективно работает система менеджмента, существуют ли явно нелояльные сотрудники и на какие группы разделить по степени внимания «безопасников» к ним.

Одно из первых, что обычно обнаруживают наши компании-клиенты – это сотрудников, занятых в течение дня интернет-серфингом и играми.

Согласно опросу, проводившемуся в течение прошлого года нашими менеджерами между компаниями, использующими нашу разработку, 80% опрошенных сообщили, что в их компаниях были предотвращены утечки информации, представляющие коммерческую ценность, а 11% указали, что попытки извлечь такие данные совершались более 10 раз.

А что еще?

Еще одно важное условие — контролировать не только сотрудников, но и линейных руководителей.

В одной из компаний, в информационную среду которой давно было внедрено DLP-решение, у специалиста, работающего с программой, сработали правила безопасности, сообщающие о том, что в отделе бухгалтерии за предыдущий месяц один из компьютеров часто оставался включен после окончания рабочего времени, и в нем были активны бухгалтерские программы.

После дополнительного разбирательства выяснилось, что в отделе сменился руководитель, который наладил работу таким образом, что один из бухгалтеров был вынужден постоянно задерживаться. Он попросту сбросил часть своих задач на подчиненного.

Как защитить бизнес от нелояльных сотрудников

При построении современной системы отношений в организации нельзя обойтись без прочной защиты.

С одной стороны, DLP-система будет психологически стимулировать сотрудника ответственно придерживаться рабочих обязанностей и улучшать социальный климат в организации.

А с другой стороны – защищать бизнес от нелояльных сотрудников и инсайдеров, цель которых навредить компании, воспользоваться ее ресурсами, украсть конфиденциальную информацию.

Например, в компании, занимающейся проектированием зданий, был обнаружен сотрудник, который сливал информацию конкурентам. Отследить его деятельность было непросто, так как он не пересылал чертежи напрямую через почту или мессенджеры, а копировал к себе на ПК и фотографировал.

При помощи модуля мониторинга файловых систем служба информационной безопасности создала банк данных с особо важной документацией. Система провела сканирование всех рабочих станций в сети и выявила, что эта документация хранится у пользователя, который даже не занимался данным проектом.

Приведенные методы увеличения эффективности труда требует большей самостоятельности от сотрудника, а это в свою очередь усиливает важность мониторинга его деятельности. Грамотное выстраивание отношений между нанимателем и сотрудником может помочь вывести работу компании на новый уровень и повысить прибыль.

  • Материалы по теме:
  • Можно ли эффективно работать по 16 часов в сутки во время ICO: опыт Playkey
  • Как не сгореть на работе: почему неэффективны сотрудники, работающие на износ

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *