Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Правила оформления и внесения изменений в график отпусковУтверждает график руководитель в декабре года, предшествующего году, на который планируются отпускные даты. После ввода документа в действие он становится обязательным для исполнения и работником, и работодателем.

Если нужно изменить даты предоставления отпусков или перенести отдых на другой срок, то оформляется приказ, на основании которого вносятся корректировки.

Можно ли изменять после утверждения?

Изменение графика отпусков после его утверждения на основании приказа допускается при наличии на то оснований.

Как правило, причиной внесения изменений становятся следующие причины:

  • основания из ст.124 ТК РФ – уход на больничный или исполнение государственных обязанностей в отпуске;
  • несоблюдение работодателем правил предоставления ежегодных отпусков – не выдана в положенный срок отпускные или сотрудник не предупрежден заранее за 2 недели о предстоящем отдыхе;
  • семейные обстоятельства работника;
  • производственная необходимость;
  • прием нового сотрудника или увольнение действующего.

Изменяет график ответственный работник на основании приказа, который составляется руководителем при наличии оснований.

Существует два способа внесения изменений:

  1. Изменить существующий утвержденный график, внеся изменения в графы 8-10.
  2. Оформить дополнение к утвержденной форме – удобно использовать, например, при принятии на работу новых сотрудников.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусковДополнительный график составляется по той же форме, что и основной, но делается пометка, что это дополнение к другому документу (указываются его реквизиты).

Если меняется утвержденный график, то заполняются графы 8 и 9, предназначенные для отражения данных о перенесении отпуска:

  • гр.8 – документ, на основании которого меняются даты отпуска (приказ);
  • гр.9 – новая дата начала отпуска.
  • В гр.10 вносится примечание – поясняется суть и причина изменений.

Как внести корректировки по желанию работника?

Часто с инициативой изменить даты отпуска выступает сам сотрудник. Отпуска планируются заранее, вероятна ситуация, что у работника появятся непредвиденные обстоятельства, которые потребуют изменения отпускных дат.

Кроме того, ТК РФ предусматривает случаи, когда работодатель обязан перенести отдых на другой срок по заявлению трудящегося.

Можно выделить несколько причин для изменения отпускных дат в графике Т-7:

  1. Работодатель не уведомил сотрудника за 2 недели о дате начала отдых – это нарушение ТК РФ позволяет работнику требовать переноса отпуска на любой удобный для него срок. Нужно понимать, что ознакомление с графиком под роспись уже является фактом ознакомления.
  2. Работодатель не выплатил отпускные за 3 до начала отпуска – по ст.124 ТК РФ это нарушение также может выступать основанием для переноса отпуска по желанию работника.
  3. Сотрудник в период нахождения в ежегодном отпуске заболел и оформил на себя больничный – дни, совпавшие с болезнью, можно перенести на другое время по согласованию с руководством (можно на это время также продлить текущий отпускной период).
  4. Сотрудника вызывали на работу в период отпуска для исполнения обязанностей.
  5. У трудящегося возникли обстоятельства, требующие предоставления отдыха в другое время – семейные обстоятельства. Вопрос переноса решается по согласованию двух сторон.
  • Во всех случаях, когда инициатива исходит от работника, им пишется заявление.
  • Правила оформления и внесения изменений в график отпусков Если в заявлении указана одна из первых четырех причин, то работодатель должен удовлетворить просьбу заявителя о переносе.
  • Оформить приказ и внести изменения в график.
  • Если работник просит изменить даты по семейным обстоятельствам, то руководитель может решить вопрос на свое усмотрение – вправе отказать.
  • Если заявление получено и одобрено руководством, выбраны даты, на которые переносится отпуск, то оформляется приказ, в котором руководитель отдает распоряжение внести изменения в график отпусков.
  • Кадровый работник корректирует даты и заполняется графы с 8 по 10.

 Пример при переносе в связи с больничным, досрочным отзывом

Если причиной изменений выступает перенос отпуска в связи с временной нетрудоспособностью во время отдыха, то следует получить от работника заявление о том, что он хочет именно перенести даты, а не продлить их.

Далее согласовываются сторонами даты и оформляется приказ. Распоряжение служит для кадровика основанием для изменения графика.

  1. Пример изменения графика при переносе в связи с больничным:
  2. Правила оформления и внесения изменений в график отпусков
  3. Если работник досрочно вызван на работу до окончания отпускного периода (это возможно только с согласия отпускника), то неотгулянная часть предоставляется в выбранное сотрудником время.

При этом оформляется заявление о согласии на отзыв, где указываются сроки переноса.

  • Работодатель также оформляет приказ, а кадровый специалист корректирует график.
  • Пример изменения в связи с досрочным отзывом на работу:
  • Правила оформления и внесения изменений в график отпусков
  • Правила оформления и внесения изменений в график отпусковРаботодатель не может в одностороннем порядке перенести отпуск сотрудника, если его даты закреплены в графике.
  • Нет ни одной причины в ТК РФ, которые позволяют внести изменения без согласования с самим работником.
  • Если руководству по какой-либо причину нужно перенести отдых одного или нескольких сотрудников, то каждому нужно составить письменное уведомление, в котором предлагает изменить отпускные даты и указывается причина этому.

Получив уведомление, работник может отказаться и уйти отдыхать точно в запланированные сроки. Никто его за это не накажет и не уволит.

  1. Только личное согласие работника, оформленное в письменном виде, может послужить основанием для составления приказа о переносе отпуска и изменении графика по инициативе работодателя.
  2. Руководству нужно согласовать с трудящимся вопрос изменений, выбрать новые даты, которые будут удобны обеим сторонам, после этого можно менять сам график.
  3. Образец внесения изменения в связи с производственной необходимостью:
  4. Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Нужно ли менять при приеме нового сотрудника?

Еще одной причиной для корректировки отпускного расписания может выступать прием новый работников в организацию.  Нужно ли вносить сведения о предоставлении отдыха для вновь принятых в текущем году — подробнее читайте здесь.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусковПраво на отпуск у новых работников появляется через полгода работы, но работодатель может предоставить отпуск и раньше, в том числе авансом.

Если планируется отправить сотрудника отдыхать в том же году, в котором он принят на работу, то можно пойти двумя путями:

  1. Изменить текущий график, внеся в него сведения об отпуске вновь принятого сотрудника.
  2. Предоставить новому работнику отдых на основании его заявления, не меняя расписание.
  • Второй вариант удобнее, так как не требует изменять текущий график или оформлять к нему дополнения.
  • Если организация большая, и кадровые перестановки в ней не редкость, то составлять постоянно новое дополнение каждый раз при приеме нового человека – дело весьма трудоемкое.
  • Законодательство не обязывает работодателей вносить сведения об отдыхе вновь принятых работников в график после его утверждения.

Если руководитель все-таки хочет закрепить договоренности об отпуске на бумаге, то следует составить дополнительный документ по той же форме Т-7, указать в нем, что он дополняет основной график.

  1. В дополнение вносятся сведения только для принятого на работу сотрудника, при этом в графе «Примечание» делается пометка о том, что это новый человек трудоустроен в организацию.
  2. Образец оформления дополнения при приеме нового работника:
  3. Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Процесс составления графика отпусков: правила оформления и внесения изменений

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

  • График отпусков составляется в каждой организации.
  • Этот документ является обязательным как для директора, так и для подчиненного.
  • Когда можно вносить в него изменения, да и можно ли вообще — на этот вопрос не сразу ответят даже некоторые предприниматели.
  • Но, дабы помочь простым сотрудникам и начальству разобраться в данном казалось бы на первый взгляд сложном документе, наши специалисты составили данную статью с необходимой информацией о графике отпусков.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Введение

В данной секции вы узнаете точное определение графика отпусков: правила оформления и внесение изменений в него. Итак, график отпусков — это расписание плановых каникул всех сотрудников, составленное с таким расчетом, чтобы не оказалось так, что офис пуст, потому что все уехали на дачи.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусковГрафик отпусков составляется кадровой службой или руководящим лицом и утверждается генеральным директором компании раз в год , обычно до первого января следующего года.

Ведение его обязательно (Федеральный закон № 402-ФЗ )- несоблюдение этого правила может повлечь ответственность за нарушения законов о труде и штраф.

Читайте также:  Как выиграть грин-карту в сша в лотерею в 2019 году

Этот документ является незыблемым для всех служащих компании. Чтобы оповестить сотрудника о приближающемся отпуске составляется лист ознакомления с графиком.

В особых случаях в него вносятся изменения, одновременно с выходом специального приказа руководства, который обязательно должен быть согласован с профсоюзом.

К таким случаям относятся ситуации:

  • сотрудник переносит отпуск;
  • внеплановые каникулы;
  • отзыв кого-либо с отдыха;
  • отпуск разбили на несколько частей;
  • принятие новых кадров.

СПРАВКА: Расписание составляется максимум за две недели до начала нового года при участии руководящего лица фирмы. Директор может учитывать предпочтения сотрудников, но не обязан — особенно если это будет мешать бизнесу или производству.

Перенести отпуск может сам работник (по согласованию с директором), или же инициатором переноса может стать босс. В последнем случае он должен письменно попросить сотрудника об этом, с указанием причин (понятно, что они должны быть более чем серьезными), почему его присутствие на производстве крайне важно именно в это время.

Как внести изменения в график отпусков?

В любом случае, что бы ни означало внесение изменений в график отпусков, это должно быть отражено на бумаге. Соответственно, в утвержденный график (форма Т-7) в любом случае должны вноситься изменения. Для этого заполняются специально предназначенные для этого графы, а именно — седьмая, восьмая и девятая.

Итак, первое действие, которое должно быть осуществлено в вопросе: «Как вносить изменения в график отпусков?» — составление приказа об этом самом изменении. Данный документ должен быть составлен и утверждён генеральным директором.

Приказ о внесении изменений в график отпусков составляется от первого лица в произвольной форме, но в любом случае содержит:

  • название фирмы;
  • данные и должность сотрудника, о котором идет речь;
  • основание для внесения изменений.

Приказ обязательно должен быть представлен для ознакомления тому сотруднику, о котором в нем идет речь. Потом новшества отражают в:

  • учетной карточке;
  • табели дней;
  • собственно графике отпусков.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Перенос отпуска по инициативе работника

Давайте рассмотрим, конкретную ситуацию, при которой возникают вопросы: «Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска?», «Как перенести отпуск в графике отпусков?».

В этом случае сотрудник сперва подает заявление руководителю с просьбой перенести отдых, также указывается причина такого пожелания. Далее босс издает соответствующий приказ о переносе отпуска в графике отпусков.

Например. «ООО «Триада». Я, Иванов Петр Борисович, не возражаю против перенесения отпуска Сидорова А.А. с 20 июля 2016 года на 20 сентября 2016 года на основании его заявления от 1 июля 2016 года. Далее ставится подпись и дата, также печать организации.

Тогда же вносится изменение в график.

Отзыв сотрудника из отпуска

Похожим образом отображается и вариант отзыва сотрудника из отпуска. Правда, следует оговориться:

  • это возможно только по согласию самого отзываемого сотрудника. Причем неважно. что случилось — пришла ли проверка или разом заболели все остальные кадры из нужного отдела (Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2 от 17 марта 2004 года);
  • категорически не допускается отзывать беременных, несовершеннолетних и трудящихся на вредном производстве.

На картинке представлен образец изменения проделанного в случае досрочного отзыва сотрудника из отпуска:

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Какой перечень документов необходим для переноса отпуска, читайте здесь.

Досрочный выход сотрудника из отпуска

Как делается дополнение к графику отпусков в случае досрочного выхода из отпуска одного из сотрудников? Сперва составляется докладная записка на имя первого лица компании с указанием причины.

Например: генеральному директору ООО «Триада» Иванову П.Б. В связи с налоговой проверкой и необходимостью осмотра помещений склада прошу вызвать заведующую складом Степанову из оплачиваемого отпуска. Главный бухгалтер Петрова».

Должна стоять дата и подпись. Документ должен быть должным образом зарегистрирован в этот же день в журнале регистрации докладных записок. Далее ген.директор на докладной записке ставит резолюцию — уполномочивает соответствующего служащего подготовить проект приказа к отзыву упомянутой Степановой из отпуска.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Потому достаточно в этом случае обойтись его устным согласием по телефону.

Итак, до зав.складом, которая в этот момент находилась на даче, удалось дозвониться и она согласилась выйти на работу.

Следующим этапом босс издает приказ по личному составу.

В нем обязательно должны содержаться требования, помимо отзыва названной служащей, перерасчитать суммы, положенные для отпуска — это к главному бухгалтеру, а также предоставить Степановой в тот или иной период «догулять» ее неиспользованный кусок отпуска. Или присоединить его к плановому отдыху на следующий год — это к руководителю кадровой службы.

Под приказом ставятся подписи и печать организации. Документ должен быть зарегистрирован в особом журнале, предназначенном для приказов , касающихся организации отпусков.

В табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)вносятся соответствующие изменения, равно как и в личную карточку работника (фактическое число отгулянных дней и фактические даты начала и окончания отдыха).

После этого вносятся изменения в график отпусков — то есть отображаются фактические даты, когда ушел, когда прибыл. В графе для примечаний указывается причина несоответствия с планируемыми.

Для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы вас понадобится выписка из графика, как её оформить читайте далее.

Прием новых сотрудников

Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника? Для этого используется приложение к уже существующему расписанию. Руководитель издает приказ, в котором содержится фраза о принятии указанных людей на работу, а также о внесении их в график отпусков на, к примеру, 2016 год, согласно приложению.

Для составления приложения берется бланк старого графика, в «шапке» меняется название на, соответственно, слово «приложение…», указывается год. Далее форма заполняется согласно правилам.

Сотрудник ушел в отпуск не по графику

Правила оформления и внесения изменений в график отпусковПо соглашению с начальником любой кадр может это сделать (ст. 123, 124 ТК РФ).

  1. Процедура, собственно, та же — сперва гражданин пишет на имя генерального директора соответствующее заявление.
  2. Он же в ответ ставит резолюцию «не возражаю» и издает приказ.
  3. На главного бухгалтера возлагается обязанность отразить событие в графике.
  4. Для этого он заполняет графы 7, 8 и 9.
  5. Так в седьмой и девятой ставится новая дата, в восьмой — дата, когда был издан распорядительный документ.

Будьте предельно внимательны. когда вносите изменения в график отпусков, ведь многие заблуждаются считая график отпусков неважным и необязательным документом.

Разделение отпуска на части по инициативе работника

Отдых может быть разбит на части — опять же при согласии главы фирмы (ст. 125 ТК). «Перекрою» подлежит только та часть, которая больше двух недель (Конвенция МОТ «О ежегодных оплачиваемых отпусках»).

В этом случае гражданин пишет заявление на имя главы компании, он в свою очередь ставит резолюцию, что не возражает. После этого ставятся изменения в график (заполняются 8 и 9 графы).

Иными словами, что бы ни случилось — пополнение ли коллектива, или же требуется присутствие кого-то, кто улетел отдыхать — это должно быть соответствующим образом оформлено и отражено в графике.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

8 (800) 350-29-87 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Правила составления и оформления графика отпусков, образец

Комплектуется график отпусков на следующий год с целью фиксации данных о периодах годового оплачиваемого отдыха сотрудников на протяжении года. Правила составления графика отпусков регламентируется законодательством о труде.

Ст. 123 ТК РФ возлагает обязательство составить график отпусков на нанимателя. Нарушение данной обязанности влечет ответственность в соответствии с КоАП.

Подобная норма закона предупреждает незаконные деяния недобросовестных нанимателей по несогласию своевременно предоставить отдых своим сотрудникам. График отпусков должен быть утвержден руководителем организации, соответственно соблюдение сроков, последовательности предоставления работникам отдыха является обязанностью, как сотрудников, так и работодателя.

График отпусков обязателен после утверждением руководителя. До этого он законной силы не имеет.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Порядок оформления расписания отпусков

Правила оформления графика отпусков и внесения в него изменений предусмотрены 123 статьей Трудового кодекса. А именно:

  • При разработке плана учитываются пожелания служащих, а также приоритетное право на выбор времени отдыха для отдельных категорий лиц;
  • Каждый работник ознакамливается и подписывает расписание;
  • Согласование оформленного плана с профсоюзом (если он имеется по трудовому соглашению);
  • Утверждается график директором минимум за две недели до следующего года.
Читайте также:  Налоговый вычет на фитнес: как государство заботится о физическом состоянии граждан?

Так как директор предприятия утверждает уже готовый План отпусков, он заблаговременно инициирует проведение сбора и анализа данных, собеседований с работниками, на основании которых составляется план.

К плановым отпускам ТК РФ относит:

  • Основной (статья 114);
  • Дополнительный (статья 116);
  • Отдых за предыдущий год;
  • Отдых при работе по совместительству (статья 286).

Вносить корректировки в расписание, заверенное подписью руководителя, можно в случае вызова сотрудника на работу, переноса времени отдыха, оформлении новых работников на протяжении года.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Правила подготовки

Расписание времени отдыха  составляется с учетом следующих критериев:

  • Пожелания работников. Начальники подразделений собирают указанную информацию и передают в отдел кадров. Сотрудники ОК с учетом полученных сведений, норм трудового законодательства и особенностей деятельности учреждения составляют общий план. Пример приказа о подготовке графика можно скачать ниже;
  • Нормы ТК РФ предоставляющие приоритетное право выбора времени отдыха. К ним относятся:
  1. Сотрудники, не достигшие совершеннолетия (статья 267);
  2. Граждане, которые исполняют трудовые обязанности по совместительству (статья 286);
  3. Женщины, отправляющиеся в декрет (статья 260);
  4. Мужья во время декрета супруги (статья123);
  5. Лица, усыновившие ребенка младше трех месяцев (статья 122);
  6. Отец или мать (опекун или попечитель), сопровождающий малолетнего или несовершеннолетнего ребенка, поступающего в ВУЗ, расположенный в другом регионе (статья 322);
  7. Мать, у которой два и более ребенка, младше 12 лет;
  8. Герои ССР, Герои РФ;
  9. Инвалиды войны, участники ВОВ, ветераны боевых действий;
  10. Жены военнослужащих (статья 11 ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  11. Чернобыльцы;
  12. Лица, имеющие награду почетного донора;
  • Нормы ТК РФ относительно выслуги лет;
  • Длительность времени отдыха каждого работника (в зависимости от трудового стажа, особенностей выполняемой работы);
  • Оптимизация работы предприятия. Для этого одновременно в отпуске должно находится не более трети сотрудников;
  • Особенность профессиональной деятельности работников организации для обеспечения эффективности работы компании.

Правила оформления

Пример единой формы расписания утвержден Постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и называется Т-7.  Однако закон не запрещает работодателю разработать на основе Т-7 свою форму графика предоставления отпусков.

Как составляется расписание:

  • В первой графе указывается название подразделения предприятия на основании штатного расписания;
  • Во второй графе – должность (квалификация) сотрудника по штату;
  • В третьей – персональные данные (ФИО) работника;
  • Четвертая графа фиксирует табельный номер;
  • Пятая – длительность времени отдыха (календарные дни);
  • Шестая – дата ухода работника.

Скачать (T-7-grafik-otpuskov.doc, 48KB)

Эти графы заполняются перед утверждением расписания руководителем. Также заполняется порядковый номер составленного документа и дата его оформления. Подписывает документ начальник кадрового отдела, а утверждает директор предприятия.

Согласование с профсоюзом

Статья 123 ТК РФ предписывает кадровой службе обязанность  согласовывать план выхода служащих в отпуск с  профсоюзной организацией при ее наличии. У профсоюза есть пять рабочих дней на ознакомление с проектом планируемого отдыха и направление руководителю письменного мнения о согласии или несогласии с предложенным проектом.

Если мотивированное мнение профсоюза отказывает в согласовании проекта или содержит рекомендации по внесению изменений, руководитель на протяжении трех рабочих дней либо соглашается с профсоюзом, либо проводит переговоры по согласованию плана.

Если единого мнения достигнуть не удалось, составляется протокол разногласий. Этот документ дает право руководителю утвердить проект, а представителям профсоюза обжаловать его, обратившись в инспекцию по труду или суд,  инициировав коллективный трудовой спор.

Статья 327 ТК РФ предусматривает процедуру рассмотрения обращения профсоюза. После проведения проверки (на нее закон отводит тридцать календарных дней), инспекция выносит решение.

Если будут установлены нарушения работодателя при оформлении проекта плана, инспекция направляет предписание об его отмене.

Данное предписание обязательно для исполнения руководителям учреждений всех форм собственности.

  • При утверждении графика делается отметка о внесении изменений на основании мнения профсоюза, с указанием даты и номера протокола.
  • Учитывая, что утверждение графика должно быть проведено не позже, чем за две недели до нового года, при его составлении необходимо учесть время согласования проекта с профсоюзом.
  • Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Утверждение плана отпусков

Составленное и подписанное начальником ОК расписание утверждается руководителем:

  • Путем написания резолюции на самом документе (подпись и предписание исполнения составленного плана);
  • Оформлением приказа, с указанием ответственных за исполнение документа лиц, выделения средств, для выплат отпускных. Такой документ характерен для крупных учреждений.
  1. Дата составления расписания, дата резолюции или издания приказа должна соответствовать требованиям статьи 123 Трудового кодекса.
  2. А вот необходимость заверения печатью подписи директора предприятия законом не предусмотрено.
  3. Скачать (prikaz_ob_utverzhdenii_grafika_otpuskov.doc, 32KB)

Доведение до сведения работников

Закон не обязывает руководителя предприятия ознакомить сотрудников с утвержденным графиком. Но сделать это целесообразно. Поэтому можно включить в форму расписания графу для отметки ознакомления сотрудника.

Закон предусматривает обязанность работодателя предупредить сотрудника за две недели о начале отпуска. Делается это письменно, под подпись ознакомленного работника.

Обязательный ежегодный отпуск

Время на отдых предоставляется каждому служащему ежегодно. Данное правило регламентировано 122 статьей Трудового кодекса. На первом году работы сотрудник может отдохнуть не раньше, чем через полгода непрерывного труда. По согласованию сторон этот срок может быть уменьшен.

Начиная со второго года службы, отпуск предоставляется в любое время года, с учетом очередности, особенностей функционирования предприятия.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Предоставление отпуска не по графику дозволяется законом только при согласии обоих сторон. Сведения о корректировке расписания фиксируются в седьмой, восьмой и девятой графе. А перенос, связанный с согласием работника отдохнуть на следующий год или отзывом работника, фиксируется в десятой графе.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Корректировки графика, связанные с приемом на работу сотрудников после утверждения расписания отдыха, вносятся:

  • Приказом директора о внесении изменений в действующий график;
  • Оформления и утверждения приложения к графику.

За нарушения законодательства об отпусках предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КОАП РФ.

Как правильно составить график отпусков: помощь кадровику — Институт Профессионального Кадровика

22 декабря

25548

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Основная статья Трудового кодекса, которая касается планирования отпусков на предприятии — 123-я. Из нее следует сразу несколько важных правил:

  • План отпусков нужен везде, где есть работники, которым положен ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • График отпусков обязателен и для работодателей, и для работников. Это значит, что сотрудник обязан отгулять назначенный ему период.
  • Работодатель обязан уведомить о предстоящем отпуске минимум за две недели.
  • План ежегодного отдыха сотрудников должен быть готов и утвержден минимум за две недели до следующего календарного года. Если в компании есть профсоюз, надо получить его одобрение.
Что нового появилось в трудовом законодательстве на этой неделе расскажет Валентина Митрофанова. Смотрите новый выпуск  «Кадрового обзора».

Также есть несколько статей ТК, по которым ряд тружеников имеют льготы при распределении отпусков. Далее расскажем об этом подробнее.

План ежегодного отдыха работников — не просто обязательный документ, который нужен по закону. Это еще и эффективный инструмент планирования работы предприятия. Рекомендуем составлять его не «для галочки», а в интересах бизнеса. Как это сделать — опишем в дальше в статье.

Чтобы выполнить требование статьи 123 ТК РФ касательно сроков, график отпусков на 2021 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря предыдущего года. К этому времени надо распланировать очередность ухода в отпуск для всех сотрудников предприятия, получить подтверждение руководства и профсоюза. Так что откладывать до последнего не стоит.

Важно! Речь идет именно об утверждении отпускного распорядка. Если график составлен, но не подписан руководством, его можно назвать лишь проектом. При проверке это сочтут нарушением.

Если после 17 декабря проверка выявит, что отпускной распорядок не утвержден, могут последовать штрафы:

  • 30000–50000 рублей — для компаний.
  • 1000–5000 рублей — для ИП.
  • 1000–5000 рублей — для ответственных за график сотрудников.

Окончательные суммы назначает ГИТ. Иногда в адрес должностных лиц ограничиваются предупреждением. Но сильно рассчитывать на послабления не стоит — госинспекция внимательно относится к планированию отпусков, так как это залог соблюдения конституционного права работников на отдых.

Читайте также:  Как оформить доверенность на продажу квартиры и не попасть в руки мошенников?

Узнайте, что еще проверяет ГИТ и как подготовиться к проверке из специального материала.

Планирование обязательного оплачиваемого отдых персонала — задача с множеством граней. Надо учитывать производственные нужды, пожелания работников, возможности их замены на время отсутствия и, конечно, требования закона. Напомним основные:

  • Отпуск большинства тружеников длится 28 календарных дней.
  • Отпускной период можно дробить. Но так, чтобы как минимум одна часть длилась не меньше 14 дней.
  • Если у человека накопились неиспользованные части отпуска с прошлых лет, они не сгорают. Вы можете предложить работнику «догулять» их или получить денежную компенсацию. Только за те дни, которые выходят за рамки 28-ми.

Помните о категориях работников, которым положен удлиненный отпуск. В их числе:

  • Инвалиды — 30 дней.
  • Несовершеннолетние — 31 день.
  • Работающие на производстве химоружия — 56 дней.
Все прописанные в законе сроки отпусков — минимальные. Работодатель может предоставлять работникам более длительный отпуск. Главное прописать это в локальных нормативных актах.

Распространенный и любимый многими работниками прием — присоединение отпуска к праздникам. Например, взяв 2-дневный кусочек отпуска с 9 января, можно получить полноценные каникулы длиной в 10 дней.

Ведь с 1 по 8 длятся нерабочие праздники. Если соблюдены остальные правила, это можно сделать. Но помните: обычные выходные — это календарные дни, которые надо включить в продолжительность отпуска.

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Поскольку изменения в трудовом законодательстве не редкость, даже опытных кадровиков интересует, надо ли составлять график отпусков на 2021 год по новым правилам.

Кардинальных перемен нет. Нужно лишь помнить, что расширился список льготников — теперь к ним добавились родители, которые воспитывают троих или более детей моложе 12 лет (статья 262.2 введена законом №360-ФЗ от 11.10.2018).

В список тех, кто в будущем году может сам выбирать время ухода в отпуск, попадают:

  • работники моложе 18 лет — статья 267 ТК;
  • женщины перед или сразу после отпуска по БиР, а также сотрудницы, у которых только что закончился отпуск по уходу за ребенком — статья 260 ТК;

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

Графиком отпусков называют документ, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам компании оплачиваемых отпусков на протяжении года (ст. 123 ТК РФ). Для чего необходим график отпусков, как правильно составить этот документ и что при этом стоит учесть, узнаем из настоящей статьи.

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска.

Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков.

Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ;
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск совместно с мужем;
    • ликвидаторы Чернобыльской аварии;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.

Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

  • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период — это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

Когда составляется график отпусков на следующий год

Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.

Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы.

Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402 в части наличия обязательных реквизитов (ст. 9), а использование их – закреплено в учетной политике фирмы.

Чаще всего новый бланк графика – это модернизированная типовая форма, доработанная в соответствии со спецификой производства.

В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе. Перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению.

В графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

  • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
  • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:

  • для должностных лиц и предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для предприятий – от 30 до 50 тыс. руб. 

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *