Последнее обновление: 16.01.2020
Трудовая книга – основное документальное подтверждение места работы, должности и периодов занятости гражданина. Его сохранность обеспечивается работодателем. В случае необходимости работнику выдается копия трудовой.
Зачем нужна копия трудовой книжки?
Заверенный дубликат требуется в нескольких случаях. Запросить его вправе такие учреждения, как:
- банки и кредитные организации;
- компании-работодатели;
- Пенсионный фонд;
- органы социальной защиты населения;
- судебные органы;
- визовые центры.
При составлении заявки на получение кредитных средств, требуется указание места трудоустройства.
Заполненную анкету на получение кредита могут попросить подтвердить заверенной копией трудовой
Если сумма займа большая, то помимо заполнения специального раздела, понадобится и подтверждение. Подтверждением наличия постоянного места работы является запись в трудовой книге. Доказать факт рабочего положения могут только те граждане, которые оформлены официально и проведены в компании согласно нормам Трудового кодекса.
Для банка такой документ может говорить:
- о наличии источника дохода;
- о размере дохода;
- о стаже.
Размер дохода не указывается в трудовой книге. Однако по должности и усредненному показателю в регионе можно сделать выводы о примерной величине дохода потенциального заемщика.
При составлении анкеты на поиск новой работы требуется информация о предшествующих местах. Указать точные данные можно с помощью полученной копии. Если на момент заполнения резюме сотрудник уже уволился, то копия не требуется, поскольку книжка вручается на руки.
Оформление пособий, единичных материальных выплат, льгот или субсидий всегда сопровождается подготовкой обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги, заверенная работодателем.
Начисление пенсии нередко сопровождается запросом дубликата. Связано это с тем, что в электронной базе содержатся сведения только за последние 15 лет.
Информацию о стаже и начислениях рабочего населения можно узнать по номеру СНИЛС
Данные за предшествующие периоды можно получить исходя из трудовой книги. Однако на момент ухода на пенсию не все будущие пенсионеры увольняются с работы. В таком случае будущий пенсионер запрашивает сканированный дубликат.
Суд запрашивает подтверждение мест трудоустройства в случаях бракоразводного процесса с участием детей. Дубликат может понадобиться как матери, так и отцу. Матери – для подтверждения своего статуса и возможности содержать ребенка, отцу – при расчете алиментных выплат.
При получении разрешения на въезд в другое государство доказательство присутствия постоянного места работы является преимуществом. Сведения о постоянном трудоустройстве и фиксированном доходе являются важными для других стран, поскольку последние должны быть уверены в том, что приезжающего удерживают определенные обязательства в своей стране.
Сроки и порядок выдачи копии трудовой книжки
Дубликат подготавливается по запросу работника. Им является письменное заявление. Однако предприниматели с малым штатным составом могут выдать дубликат и на основе устной просьбы. Крупные фирмы и госкорпорации ведут учет выданных документов. В учетных данных (книжных или электронных) отмечается основание для выдачи.
Пример заявления на получение копии трудовой книжки
Обращение составляется в двух экземплярах. Один – для работодателя, второй – для сотрудника. Обращение составляется вручную или печатается. В тексте должны содержаться следующие сведения:
- наименование организации/предпринимательства;
- ФИО руководителя;
- отдел и должность сотрудника;
- ФИО сотрудника;
- прошение о выдаче копии;
- основание;
- дата;
- подпись.
Официально утвержденного образца такого заявления нет. Однако в каждой крупой организации есть свои бланки и образцы.
По Трудовому кодексу (ст. 62) представитель работодателя должен выдать скан-копию трудовой книжки в срок до 3-х дней после подачи обращения сотрудником.
Правила оформления копии документа
Чтобы дубликат имел юридическую значимость, его требуется верно заверить. Для этого есть определенные правила официального заверения копии трудовой книжки.
Во-первых, выполняется копирование всех листов, на которых есть запись. Первым листом считаются основные сведения ее владельца.
Заверить документ можно двумя способами:
- каждую страницу по отдельности;
- вместе все документы, заранее их скрепив.
При первом варианте все необходимые отметки делаются на каждом листе. При втором варианте документы сшиваются, на место скрепления приклеивается небольшой лист бумаги – пломба, на которой делаются все отметки.
Правильная прошивка листов
Страницы сшиваются по левому краю. В данном случае страницы нумеруются, а на пломбе пишется количество. При постановке печати необходимо учитывать, что оттиск должен затрагивать пломбу и страницу документа.
Копия содержит обязательные отметки. К ним относятся:
- запись «Верно»/«Копия верна»;
- должность сотрудника, сделавшего дубликат;
- его подпись;
- дата выдачи дубликата;
- запись в образце трудовой книжке «работает по настоящее время»;
- отметка о месте хранения подлинника.
Важно! При несоблюдении последнего пункта, так же как и всех остальных, копия считается недействительной.
Отметка «Верно» или «Копия верна» может быть поставлена как с помощью специального оттиска, так и вручную. Законом данный пункт не ограничивается.
В организациях с большим документооборотом обычно используется оттиск
При наличии печати у юридического лица или предпринимателя ставится штамп. Согласно положениям Письма ФНС от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239 у организации или предпринимательства может отсутствовать печать на законных основаниях. В таком случае документы также имеют юридическую силу.
Куда обращаться для получения копии трудовой?
Чтобы сделать копию трудовой книжки, потребуется обратиться к работодателю. В соответствии с правилами проставить отметку о том, что копия верна, и сотрудник работает по настоящее время, может лишь ограниченный круг лиц. К ним относятся:
- директор фирмы;
- предприниматель;
- бухгалтер;
- кадровый работник.
Если лицо работает на индивидуального предпринимателя, то, зачастую, все кадровые и финансовые вопросы решаются им же. Если предприятие крупное, то за сохранность трудовых документов отвечает кадровый отдел. На него же и возложена обязанность по их заверению. Это может быть как специально назначенный специалист, так и руководящий отделом.
Нередко бывает, что ответственность по ведению кадровой документации в компании возложена на бухгалтера. В таком случае необходимо обращаться к нему.
Заверять копию трудовой может руководитель или специально назначенный сотрудник
Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа
За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.
| должностное лицо | 1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) |
| предприниматель | 1000-5000 |
| юридическое лицо | 30000-50000 |
За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается. Суммы представлены в таблице ниже.
| должностное лицо | 10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет) |
| предприниматель | 10000-20000 |
| юридическое лицо | 50000-70000 |
Срок действия копии трудовой книжки
Законодательно установлено периода действия нет. Однако спустя определенный промежуток времени туда могут быть внесены новые сведения: о переводе, повышении или увольнении. Поэтому сделать копию один раз и пользоваться ею в дальнейшем не получится.
Сроки действия устанавливаются организациями, которые запрашивают дубликат. Как правило, этот период ограничивается 1 месяцем.
Период действия копии трудовой ограничен
Распространённые ошибки при оформлении копии трудовой
Правильно заверить копию трудовой книжки совсем не сложно. Но и тут допускаются неточности. Самые часто допускаемые:
- постановка отметок не на всех листах при условии, что они не прошиты;
- оформление копии сотрудником, не имеющим такого права;
- простановка оттиска печати за пределами копии;
- отсутствие указания места хранения;
- неправильная сшивка страниц копии.
Сотрудник, запросивший документ, после его выдачи должен сам убедиться в верности его заполнения.
Образец заверенной копии трудовой книжки
Образец трудовой книжки, заверенной работодателем, представлен ниже.
Заказать бесплатную консультацию юриста
Как заверить копию трудовой книжки? Для чего может быть нужна копия? Где заверить?
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий официальное трудоустройство и рабочий стаж гражданина.
Работодатель обязан безвозмездно выдать его копию по письменному запросу работника (ст. 62 ТК РФ) в течение 3-х дней.
Внимание! Незаверенная ксерокопия не может применяться в качестве юридически значимого документа.
Для чего может потребоваться копия трудовой книжки?
Ситуации, когда возникает необходимость сдать заверенную копию трудовой книжки:
- Получение займа, вне зависимости от выбранного банковского учреждения и суммы;
- Оформление резюме и предоставление его к изучению потенциальному работодателю;
- Направление документов в Пенсионный фонд РФ;
- Сбор документов для оформления загранпаспорта;
- Желание выступить в качестве поручителя по займу третьего лица и т.д.
При потере (порче) сотрудником или руководством трудовой книжки потребуется её восстановление. Процесс займет немного времени, если у вас «на руках» есть заверенная копия документа.
Где заверяют трудовую книжку
От того, где трудовая книжка хранится, зависит место её заверки:
- У работодателя. Выдача осуществляется по его приказу специалистом отдела кадров.
- У нотариуса. Если гражданин не имеет официального трудоустройства и книжка находится у него на хранении.
Как сделать трудовую книжку? Как оформить трудовую книжку, если устраиваетесь впервые?
Заверенная копия с надписью «работает в настоящее время»
Формулировка «работает в настоящее время» указывается на последней странице трудовой книжки. Не допускается перефразирование или перестановка слов в записи. Она указывается специалистом кадрового отдела, рядом должна находиться дата её написания.
Важно, что в дубликат такая надпись не вносится. Копия достоверна, пока действителен оригинал.
Как правильно заверить трудовую книжку работодателю
Работодатель обязан на бесплатной основе выдать сотруднику копию трудовой книжки по запросу последнего.
Условия оформления и заверки:
- Двустороннее ксерокопирование не допускается. Сведения о трудовой деятельности должны находиться только на одной стороне листа А4;
- При оформлении документа и его удостоверении важно руководствоваться Указом ПВС №9779-Х от 2003 г.
- Достоверность сведений на каждом листе подтверждается подписью уполномоченного работника и печатью (штампом) фирмы.
Образец заверенной копии трудовой книжки
Образец заверенной копии трудовой книжки – все листы 
Образец заверенной копии трудовой книжки – последняя страница
Последовательность действий для работодателя: как оформить?
Работодатель в продолжение 3-х дней с момента передачи ему к рассмотрению заявления от работника обязан выдать последнему надлежаще заверенную копию.
Алгоритм:
- Получение письменного запроса от сотрудника, где указываются такие сведения:
- Наименование организации, ФИО руководителя и занимаемая им должность;
- ФИО заявителя и занимаемая им должность;
- Просьба о выдаче ксерокопии трудовой книжки;
- Подпись заявителя и дата написания обращения.
Причину запроса копии работник не должен прописывать, а работодатель не вправе требовать её озвучивания. Однако при желании сотрудник может указать цель получения документа – на порядок его выдачи это не повлияет.
- Издание приказа о выдаче копии. Осуществляется в продолжение 3-х суток после получения запроса от работника. За выполнением приказа устанавливается ответственный сотрудник (к примеру, специалист из кадрового отдела).
- Назначенное лицо делает копии с каждой страницы документа. Для этого им может применяться любая копировальная техника, но копируемая информация должна быть разборчивой – без полос, подчисток или исправлений.
- Заверка листов в соответствии с положениями Правил Госстандарта. Работодателем используется любая печать. На последней страничке указывается «Работает по настоящее время», рядом с подписью должна находиться роспись ответственность сотрудника.
- Листы документа пронумеровываются, затем скрепляются и передаются сотруднику.
Обязательные реквизиты, подпись и печать
Главным реквизитом копии трудовой книжки является печать либо штамп. Законодатель определяет, что в этих целях может применяться любая печать (по усмотрению работодателя), если иное не предусмотрено Уставом организации.
Как восстановить трудовую книжку если она утеряна
Обязательный реквизит – роспись и её расшифровка. Ответственное лицо прописывает на каждой страничке формулировку «Верно», после чего записывает свою должность, ФИО и время удостоверения.
Образец: «Верно. Старший специалист отдела кадров А.В. Татьянина. 30.10.2017г.».
Период действия копии
Срок действия копии определяется самостоятельно государственным органом или организацией, в которую требуется её предъявление. Так, банки обычно устанавливают «срок годности» в 14-30 дней. Период предоставления документа судье не ограничивается.
Если время было пропущено, то для дальнейшего использования ксерокопии потребуется удостоверить её повторно (проставляется роспись ответственного лица, прописывается другая дата и повторно ставится штамп).
Особенности заверки для банка
Если копия трудовой книжки требуется для передачи в банк (в целях получения займа, выступления в качестве поручителя и т.д.), то порядок выдачи документа работодателем не будет отличаться.
Внимание! Главное – соблюсти сроки, потому что некоторые банки могут определить «срок годности» документа в 7 дней.
Наряду с копией может запрашиваться выписка из трудовой книжки и трудового договора, подписанного с работодателем при приеме. Работник обладает правом их получения (ст. 89 ТК РФ) в такие же сроки – 3 суток.
Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?
Ксерокопия трудовой книжки – это подтверждение официального трудоустройства гражданина. Органы социальной защиты населения обращают внимание на рабочий стаж, кредитные учреждения оценивают платежеспособность лица и т.д.
Копия документа с заверенной последней страницей – это возможность работника реализовывать свои права, связанные с осуществлением им трудовой деятельности (например, получать льготы от ПФР, оформлять заграничный паспорт, получать заём и др.).
Образец заверенной трудовой книжки с записью “работает по настоящее время”
Образец заверенной трудовой книжки с записью “работает по настоящее время”
Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец заполнения
У каждого гражданина РФ, работающего по трудовому договору, должна быть трудовая книжка. Этот документ несёт всю информацию о трудоустройстве гражданина, а также о его стаже.
Бывают ситуации, когда гражданину необходимо предоставить трудовую книжку в качестве доказательства о трудоустройстве и стаже. Её могут потребовать сотрудники банка, ПФР, ФСС. Так как трудовая книжка выдаётся только после увольнения сотрудника, необходимо взять заверенную копию документа.
В этой статье мы поговорим о том, какие есть правила заверения копии трудовой книжки.
Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец заверенной ксерокопии
Копия трудовой выдаётся по заявлению работника. В соответствии со ст. 62 ТК РФ копия трудовой книжки выдаётся только по письменному заявлению сотрудника. Гражданин обязан составить письменное заявление на имя организации о выдаче ему ксерокопии документа. Заявление составляется в произвольной форме. Образец правильного составления заявления:
В верхнем правом углу необходимо указать кому адресовано заявление. Например: «директору ООО «Альянс» Маркову Владимиру Петровичу». Здесь же указываете от кого заявление. Например, от Сидорова Ивана Ивановича.- Посередине пишется: Заявление. И пишете, что на основании ст. 62 ТК РФ просите выдать копию трудовой книжки, заверенной в установленном порядке.
В верхнем правом углу необходимо указать кому адресовано заявление. Например: «директору ООО «Альянс» Маркову Владимиру Петровичу». Здесь же указываете от кого заявление. Например, от Сидорова Ивана Ивановича.В заявлении необязательно указывать причину выдачи документа. Вы можете умолчать об этом. Работодатель не имеет права спросить вас о причине выдачи заверенной ксерокопии документа. Так же, как и не имеет права отказать вам в выдаче документа.
В конце заявления ставится дата составления и подпись. Заявление рассматривается работодателем не более 3 дней. После чего работодатель издаёт приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника. Например, это может быть специалист по кадрам.
Ксерокопия делается бесплатно.
Заверение ксерокопии по настоящим правилам:
- Дубликаты должны быть разборчивыми. Листы заверяются по установленным правилам: Правила Госстандарта и Указу ПВС 9779-Х. Особых требований к печати нет. Она может быть, как общая от организации, а может быть, и от отдела кадров.
- На последней странице документа ставится запись: «Работает в настоящее время». Под ней ставится подпись руководителя или сотрудника, которому доверено оформление. Правила Госстандарта раскрывают понятие подпись – это наименование должностного лица, его подпись и расшифровка. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров В.В. Смирнов. Число. Подпись».
- Листы документа нумеруются и скрепляются. Заверенный документ передаётся сотруднику.
Как заверить ксерокопию документа для банка
Практически все банки для одобрения кредита просят подтвердить, где вы работаете, на какой должности и какое время. Сделать это можно только предоставив трудовую книжку. Именно этот документ свидетельствует о том, что гражданин трудится официально.
Когда документ на руках, то с предоставлением доказательства не возникнет труда. Гражданину необходимо прийти с документом в нотариальную контору и заверить копии документа. Также необходимо предоставить паспорт. После этого отдаёте документы нотариусу.
Ему необходимо сделать копии листов и заверить их. На всю процедуру уйдёт не более получаса.
Если вы работаете официально, тогда необходимо обратиться к работодателю за этой процедурой. Мы уже рассмотрели чуть выше процедуру получения заверенной копии документа от работодателя. Вам нужно написать заявления подождать от трёх до пяти дней и получить свою копию.
Только после этого можно идти в банк.
В каких ещё случаях могут потребовать ксерокопию трудовой книжки
До недавнего времени ксерокопия документа требовалась для оформления загранпаспорта. Но, со вступлением в законную силу Приказа ФМС РФ №320 в 2013 году, такая необходимость отпала. То есть гражданин имеет право не предоставлять трудовую книжку. Теперь, чтобы подтвердить трудовую деятельность, необходимо просто заполнить соответствующее поле в анкете.
Материал по теме Можно ли уволиться без отработки двух недель
Поэтому требование сотрудников паспортного стола о предъявлении трудовой книжки, считается неправомерным. В этом случае гражданин имеет законное право не выполнить это требование. А также пожаловаться на действие сотрудника.
Потребовать ксерокопии трудовых книжек могут и сотрудники ФСС (Фонд социального страхования) и ПФР. Это необходимо при расчёте пособий по временной нетрудоспособности или в связи с материнством. А для этого необходимо знать стаж гражданина.
Ошибки при заверении ксерокопии документа
Существует ряд ошибок, которые делают при заверении ксерокопии книжки. Рассмотрим самые те ошибки, которые совершать не нужно:
- Не нужно размещать на одном листе А4 сразу несколько страниц документа. Рекомендуется на одном развороте размещать не больше двух страниц документа.
- Неверно указывается название записи. В настоящее время запись ставится так, «Копия верна». Лучше всего ставить «Верно». Так некоторые организации могут придираться к такой формулировке. Особенно, это любят делать сотрудники банков.
- Неправильная подпись. Подпись ставится тем сотрудником, который по приказу обязан заверить копии документа.
- Неправильная печать. Организация может иметь несколько разных печатей. Но для заверения используется круглая печать с названием организации или штамп кадровой службы.
- Банки могут запросить и дополнительные требования. Например: кроме полного имя заверителя, нужно ещё проставить надпись о месте нахождения трудовой книжки, также должна быть отметка о трудовой деятельности, для банка важна и форма копии, они требуют размещение одной страницы трудовой книжки на отдельном листе, который отдельно будет заверен печатью.
Какие изменения коснутся заверения копии документа в 2018 году
Предполагалось, что изменения вступят уже в 2018 году, но было решено перенести на следующий год. В соответствии с новым ГОСТом правила заверения будут зависеть от того, для чего нужна копия трудовой книжки.
В первую очередь нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, где есть записи. Все копии должны быть читабельными. Если необходимо предоставить копию для сторонней компании, такой как банк или пенсионный фонд, тогда необходимо придерживаться следующим правилам:
- На документе обязательно ставить запись «Верно».
- Необходимо указать Фамилию, Имя и Отчество сотрудника, который занимался заверением книжки.
- Проставляется дата заверения.
- С 1 июля 2018 года придётся делать ещё и отметку о том, где хранится трудовая книжка. То есть нужно проставить адрес.
- Копии трудовой книжки необходимо прошивать. Сложенные листы прошиваются по левому краю. После этого, левый край заклеивается бумагой. На ней ставится печать компании. Печать должна стоять частично на бумаге и на листе документа.
Если копия книжки будет использоваться внутри компании, то ставить печать о местонахождении оригинала не стоит. Как оформить копии для внутреннего использования копий трудовой книжки:
- Ставится отметка «Верно».
- Фамилия, имя, отчество и подпись должностного лица.
- Дата заверения.
Новые правила вступят в законную силу с 1 июля 2018 года. Стоит отметить, что некоторые требования уже предъявлялись банками. Но это было неправомерно. Со следующего года, эти правила станут законными и оформлять копии трудовой книжки необходимо будет по-новому.
Итак, мы рассмотрели правила оформления копии трудовой книжки. Заверить копии можно двумя способами: на работе, через кадровую службу или через нотариуса. Если у вас трудовая книжка на руках, тогда обращайтесь к нотариусу, так вы сэкономите время. Если трудовая книжка у работодателя, тогда необходимо составить заявление на имя директора и ждать, когда вам выдадут заверенную копии книжки.
Заверенная копия книжки может понадобиться для выдачи кредита, то есть для банка или для назначения пенсии, то есть для пенсионного фонда. До недавнего времени такой документ требовался для получения загранпаспорта, теперь это не нужно. Достаточно того, что гражданин укажет свой трудовой стаж в специальной графе анкеты.
Что такое копия трудовой книжки и когда она нужна уволенному работнику?
Трудовая книжка — важный документ, подтверждающий выслугу лет. Правила ведения и хранения трудовых книжек определены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №255. Иногда работникам бывают нужны копии трудовых книжек для получения кредитов или виз. Расскажем, где можно получить выписку из трудовой и как ее заверить.
Для чего необходим дубликат данных о накопленном стаже?
Ксерокопия трудовой книжки подтверждает официальную занятость гражданина и наличие опыта работы на должности в определенный промежуток времени или в настоящий момент. Законодательством предусмотрено хранение трудовых книжек и вкладышей к ним у работодателя в стальных сейфах организации, железных шкафах или в отдельных комнатах.
При необходимости копию предоставляют по письменному или устному обращению сотрудника, без взимания платы, в срок до 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ), а оригинал остаётся храниться в отделе кадров. Документ получить на руки возможно в случае прекращения рабочих отношений или по запросу Пенсионного фонда России для обязательного социального обеспечения.
Выдача трудовой книжки в непредусмотренном законом порядке — грубое нарушение, за которое контрольно-надзорные органы в сфере труда могут наказать работодателя. Копию документа запрашивают:
- при оформлении займа для принятия решения о кредитовании;
- для оформления визы для поездки за границу;
- для ПФР;
- при собеседовании по новому месту службы;
- в органы опеки и в других случаях.
Наличие ксерокопии, при утере трудовой, значительно ускорит процесс выдачи дубликата.
При получении кредитного займа большинство банков требуют у заказчика копии определенных документов. Это целесообразно для установления степени платежеспособности заёмщика. Доказательством постоянства рабочих отношений и является трудовая книжка. Банки будут оценивать:
- количество записей о приеме и об увольнении;
- частоту смены работы;
- основания увольнения.
Гражданам, уволенным за систематические нарушения трудовой дисциплины, прогул, появление на работе в нетрезвом виде, совершение хищения по месту работы и др. могут отказать в предоставлении кредита как неблагонадежным. Эти основания перечислены в ст. 81 ТК РФ.
Копия трудовой книжки может быть выполнена в виде ксерокопии или электронного документа. Каждый лист, в том числе и пустые, копируют и заверяют должным образом.
В случаях, когда копия располагается на двух или более страницах, отметка о заверении отражается на каждом листе.
Как заверять трудовые книжки, определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.26). На копии пишется слово «Верно», указывается должность заверяющего лица, ставится его подпись, указываются его инициалы и фамилия, ставится дата заверения.
При выдаче документа в другую организацию, например, в банк, на копии также пишут, где находится подлинник документа. На заверительной надписи ставят печать организации или ИП.
Копии делают в отделе кадров организации, то есть работнику на руки выдадут уже заверенную копию.
Если нужен вариант в электронном виде, можно попросить сотрудника отдела кадров отсканировать вашу трудовую и выслать на электронную почту.
Можно ли получить его после увольнения и как заверить копию?
Человеку, оставшемуся без работы, может потребоваться заверенная ксерокопия трудовой книжки, но в отделе кадров бывшего работодателя заверить ее не получится. В день расторжения трудовых отношений работодатель гарантирует выдачу работнику трудовой книжки на руки с записью об увольнении и награждениях.
Записи заверяются подписью назначенного лица, печатью организации и визированием самого работника. После этого отдел кадров не имеет права заверять копии трудовых книжек бывшим сотрудникам. Неработающему человеку следует самостоятельно сделать ксерокопию и принести ее в организацию, где ее требуют, вместе с оригиналом.
Другой вариант — обратиться к нотариусу, который имеет право заверять любые документы.
По последнему месту работы человеку могут выдать справку, подтверждающую период времени, когда обратившийся занимал определенную должность.
В каких случаях наниматель обязан делать заверение?
Работодатель обязан выдавать заверенные копии трудовых книжек только своим сотрудникам и по их заявлению. Это регламентировано ст. 62 ТК РФ. Заявление нужно подавать в письменном виде, в свободной форме. К примеру, можно написать: «Прошу выдать мне заверенную выписку из моей трудовой книжки в связи с необходимостью оформления визы для поездки в отпуск».
В заявлении должны быть указаны:
- должность сотрудника;
- его фамилия, имя и отчество.
Скачать образец заявления на получение выписки из трудовой книжки
Выписка из трудовой должна быть предоставлена работнику безвозмездно и в течение 3 дней.
Где уволенный работник может сделать копию данных о стаже?
В случае, если граждан не состоит в трудовых отношениях, документ хранится у него на руках. При необходимости предъявить заверенную копию в какую-либо организацию, трудовую книжку заверяет нотариус. Он удостоверяет соответствие скопированных страниц оригиналу трудовой и делает нужные записи, придавая ксерокопии законную силу.
Нотариус подтверждает факт соответствия копии оригиналу, но не отвечает за достоверность ранее внесённых в трудовую книжку сведений. Процедура по времени занимает не более одного дня. Заверенная в присутствии нотариуса копия действует до внесения новых записей в трудовую книжку.
В некоторых организациях трудовую книжку безработному заверят непосредственно при приеме, достаточно принести с собой оригинал и ксерокопии. Это нужно уточнять до обращения в ведомство.
Обязан ли наниматель хранить у себя дубликаты бывших работников?
Законодательство не оговаривает обязательств работодателя по хранению копий трудовых книжек уволенных сотрудников, которые забрали свои трудовые. Однако зачастую их сохраняют в виде ксерокопий или электронных документов для прохождения последующих проверок ФСС, налоговой и Роструда.
Работнику это может пригодиться, если им утерян оригинал трудовой, и нужно восстановить данные о предыдущей работе. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные при увольнении работником либо его ближайшими родственниками, хранят в организации до востребования.
Образец как заверить копию трудовой книжки работодателем с 1 июля 2020
Срок действия копии
Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки.
На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.
В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.
Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.
Особенности заверения для банка
Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.
Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.
Как написать заявление на выходные дни в счёт отпуска?
Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.
Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.
Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).
Образец заверенной копии трудовой книжки для банка — образец:
Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?
Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.
Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.
Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.
Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (Москва) +7 (Санкт-Петербург)
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.
Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.
В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр.
Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством.
Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа
За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.
| Субъект | Сумма (руб.) |
| должностное лицо | 1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) |
| предприниматель | 1000-5000 |
| юридическое лицо | 30000-50000 |
За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается. Суммы представлены в таблице ниже.
| Субъект | Сумма (руб.) |
| должностное лицо | 10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет) |
| предприниматель | 10000-20000 |
| юридическое лицо | 50000-70000 |
Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
- Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
- Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
- Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
- Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
- Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
- Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
- Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
- Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
- Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
- Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
- В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.
Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу
Частые ошибки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
- Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
- Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
- Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
- При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
- Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Рекомендации
Я советую всем людям, которые официально трудоустроены:
- Храните дома заверенную копию документа. При этом надо запрашивать ее каждый раз, когда вам вносится новая запись в книжку. Таким образом, вы в любой момент сможете проверить правильность ее заполнения. А также в случае ее порчи или утери у вас будет подтверждающий документ о том, что в книжке были такие записи. Тогда вы сможете очень быстро восстановить свою книжку, получив ее дубликат, куда будут внесены все те же записи, которые указаны в заверенной копии.
- При получении копии на руки обязательно проверяйте правильность ее заполнения. Особенно обращайте внимание на частые ошибки, которые допускаются при оформлении подобных копий.
Все должностные лица обязаны знать, как правильно оформлять подобные документы, поэтому они обязаны интересоваться всеми нововведениями в трудовом законодательстве.
Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки
До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.
Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.
Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут.
Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку.
Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.
Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.
Сколько действует копия
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.
Для каких целей требуется заверять записи в трудовой
- Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.